Требования к регистрации документов в рб

Помощь: Общие правила регистрации документов

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Порядок регистрации документов в организациях устанавливается в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электронной связи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

— каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

— входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания;

— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее — ДОУ).

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Например, децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации Перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. В него включаются документы, регистрируемые только в структурных подразделениях организации (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации.

Отдельно от других видов документации регистрируются обращения граждан, а также документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Беларусь, иную охраняемую законом информацию. Отдельно регистрируется также документация общественных объединений (профкома).

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории нерегистрируемых документов, которые включаются в Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляемый в каждой организации самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов рукописным способом и (или) с помощью технических средств заполняется установленная Примерной инструкцией по делопроизводству единая регистрационно-контрольная карточка (далее — РКК) или автоматизированная регистрационная форма. Примерная форма РКК приведена в приложении.

Состав обязательных реквизитов РКК может быть дополнен другими реквизитами: исполнитель, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на РКК определяется организацией.

Из РКК формируются традиционные (ручные) справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) регистрационных данных, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.
Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам, установленным Примерной инструкцией по делопроизводству. Отдельная форма журнала установлена для регистрации входящих документов и отдельная — исходящих и внутренних документов.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (как правило, в инструкции по делопроизводству).

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.

Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов состоит из следующих элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел. Например, регистрационный индекс документа — 3-18/248, где 3 — индекс структурного подразделения; 18 — номер дела по номенклатуре; 248 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Автоматизированная регистрация документов производится в службе ДОУ на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации по тем же правилам, что и регистрация с использованием традиционных средств.

Запись в автоматизированной регистрационной форме дублируется копией на бумажном носителе (распечаткой), которая используется в целях страховки информации и формирования вспомогательной справочной картотеки.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 9, сентябрь 2002

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел (см. в >>, >>). Например, регистрационный индекс документа — 3-18/248, где 3 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела по номенклатуре, 248 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

• каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

• входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.). Кроме того, в каждой организации составляется Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, который утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации (например, счет-фактуры, накладные и другие подобные документы регистрируются только в бухгалтерии организации). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им минуя руководство организации.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 9 (20), сентябрь 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Регистрация документов в делопроизводстве

Регистрация документов в делопроизводстве — важная процедура, фиксирующая факт постановки документа на учет, придающая ему законную силу. Поэтому регистрационный номер является одним из основных реквизитов, наличие которых является обязательным в документе. В статье рассматриваются основные правила регистрации документов в делопроизводстве.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходима регистрация документов в делопроизводстве;
  • какие формы делопроизводства существуют;
  • каковы требования, предъявляемые к регистрации документов в делопроизводстве;
  • каковы основные ошибки при регистрации документов в делопроизводстве.
Смотрите еще:  Лицензия на оружие свао

Грамотная регистрация документов в делопроизводстве позволяет обеспечить их оперативный учет и контроль, использовать регистрационные сведения о документации предприятия в аналитической и справочной работе. В статье рассмотрены основные вопросы, связанные с порядком регистрации документов в делопроизводстве предприятия.

Для чего необходима регистрация документов в делопроизводстве в 2017 году

Регистрация документов в делопроизводстве — это присвоение уникального номера, который может состоять не только из цифр, но включать в себя и буквенные индексы, позволяющего однозначно идентифицировать любой документ из тех, что составляют базу данных предприятия.

По сути, регистрация документов в делопроизводстве, подтверждающая факт создания и отправки внутреннего документа или получения внешнего, это процедура, подтверждающая юридическую значимость этих документов. Только после того, как документу присвоен номер и он внесен под этим номером в регистрационно-учетный журнал, документ становится и объектом учета, и официальной бумагой, дальнейшие действия с которой определяются ее форматом. Те документы, для исполнения которых не требуется никаких действий , например, присланные для сведения, регистрации не подлежат.

Регистрационно-учетный журнал может вестись как в традиционном, бумажном, так и в электронном виде, как принято на большинстве предприятий, что обусловлено повсеместным внедрением систем электронного документооборота. Запись о каждом документе содержит его регистрационный номер, присвоенный в системе делопроизводства данного предприятия, дату регистрации а также краткие сведения о его содержании. Это позволяет организовать не только учет и контроль исполнения каждого документа, но и использовать их в аналитической и справочной работе.

Порядок регистрации документов в делопроизводстве

Порядок регистрация документов в делопроизводстве зависит от того, в какой форме оно организовано: централизованной, децентрализоваанной или смешанной. Если на предприятии применяется централизованная форма делопроизводства, все операции, в том числе и регистрация документов, производятся одной службой (службой делопроизводства канцелярией, общем отделом) или одним ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем).

На крупных предприятиях и при территориальной разобщенности структурных подразделений, чаще всего используется децентрализованная форма делопроизводства, при которой операции с документами производятся теми подразделениями, к которым эти документы относятся. Например, регистрация бухгалтерских документов в делопроизводстве такой формы осуществляется бухгалтерской службой.

При смешанной форме часть работы по обработке документов выполняется централизованно, а часть — структурными подразделениями. Чаще всего, регистрация документов в кадровом делопроизводстве является функцией отдела кадров, что определяет форму делопроизводства в компании как смешанную, даже если вся остальная документация обрабатывается централизованно.

Требования к регистрации документов в делопроизводстве

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве одного предприятия, также, как и входящих, производится только единожды, перерегистрация не производится, даже когда документы передаются из подразделения в подразделение и от исполнителя к исполнителю. Но, в общем, регистрация входящих документов в делопроизводстве производится дважды — в организации, где документ разработан, и в организации, в которой он получен. Однократность является основным требованием при регистрации документов в делопроизводстве.

К числу других требований относятся следующие:

  • регистрация входящих документов в делопроизводстве производится в тот день, когда они поступили в организацию;
  • регистрация исходящих документов в делопроизводстве производится у день подписания или утверждения;
  • регистрация документов в делопроизводстве предприятия, не относящихся к документам специализированного учета (бухгалтерского, кадрового), осуществляется централизованно.

Требования к регистрации документов в делопроизводстве конкретного предприятия необходимо систематизировать и сформулировать в локальном нормативном акте, например, инструкции по делопроизводству, в которой также будет установлен принцип формирования регистрационного номера.

Ошибки при регистрации документов в делопроизводстве

К распространенным ошибкам можно отнести регистрацию документов, не требующих исполнения и, соответственно, в отношении которых не нужен ни контроль маршрутизации, ни контроль исполнения. Документы, не подлежащие регистрации в делопроизводстве, это, например:

  • разного рода печатные издания, в том числе, журналы, газеты, книги, рекламные буклеты и листовки, прейскуранты и прайс-листы;
  • информация, поступившая в виде копий для сведения;
  • программы конференций и совещаний;
  • бухгалтерские и планово-финансовые документы;
  • технические условия;
  • формы статистической отчетности;
  • телеграммы и письма командированных сотрудников с просьбой о продлении служебной поездки;
  • поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
  • нормы и нормативы расходов;
  • почтовые отправления с пометкой «лично».

К распространенным ошибкам также относится путаница в регистрационных номерах, например, когда несколько таких номеров пропущено по невнимательности исполнителя. Если это случится, во избежание возникновения двойной нумерации, лучше всего не заполнять образовавшийся пропуск и оставить все, как есть, сделав пометку-объяснение в журнале регистрации.

Иногда регистрируется почта, поступившая на предприятие ошибочно, чаще всего в этом случае предприятие-отправитель перепутало конверты, а делопроизводитель предприятия получателя недоглядел. В этом случае запись в журнале регистрации документов следует аннулировать в установленном инструкцией по делопроизводству порядке.

Иногда встречается такая ошибка, как двойная регистрация документов в делопроизводстве, это бывает, например, если письмо сначала было получено факсом, а затем пришло почтой. В этом случае в примечании ко второй записи следует указать регистрационный номер, присвоенный документу изначально, а саму запись аннулировать.

Требования к регистрации документов в рб

Войти через социальные сети

Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов?

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. В случае если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т.п.), то нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не установлены особые требования к их оформлению. По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат.

Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п. 139.9, п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, которые не содержат особых требований, предусматривающих прошивку (прошнуровку) и (или) скрепление печатью такого журнала.

Допускается ли направлять один документ более чем в один адрес? Каким образом оформляется реквизит «Адресат» на документе, направляемом нескольким адресатам?

Допускается. Реквизит «Адресат», при этом, не должен содержать более четырех адресов. Адресаты располагаются один под другим, слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Какое максимальное количество адресатов можно оформить на исходящем документе?

Как уже говорилось выше, документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе — на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу следует присваивать один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

Основной принцип регистрации — однократность. Это означает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку. При этом на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс. Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).

Требования к регистрации документов в рб

Обязательные требования к работе с документами в электронном виде. Бойба Д.

Порядок документооборота, в т.ч. и электронного, в государственных органах и организациях определяет Инструкция по делопроизводству, в которую неоднократно вносились изменения и дополнения. В 2014 г. изменения коснулись п. 44 Инструкции по делопроизводству, посвященного такому важному в документе реквизиту, как «Коммуникационные и коммерческие данные». О требованиях, вытекающих из указанных изменений, пойдет речь в настоящей статье.

Смотрите еще:  Заявление приставу о возбуждении исполнительного производства образец

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Дополнение Инструкции по делопроизводству требованиями к электронным документам связано с внедрением системы межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее – СМДО). Государственные органы и организации, а также хозяйственные общества, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять принимаемые этими обществами решения, должны к 1 января 2017 г. обеспечить все условия, необходимые для перехода на электронный документооборот, осуществляемый посредством использования СМДО (п. 3 Указа № 157).

Документ:

Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее – Указ № 157).

Электронная копия документа

Электронная копия документа – это воплощение бумажного оригинала на электронном носителе, поэтому в реквизитах и содержании документа не должно быть отличий и разночтений. В связи с этим электронная копия документа должна содержать аналогичные реквизиты оригинала, закрепленного на бумажном носителе: все реквизиты бланка, такие как наименование государственного органа, место и дату принятия документа, его номер (п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Электронная цифровая подпись

Обязательным элементом электронной копии документа является электронная цифровая подпись уполномоченного должностного лица либо нескольких лиц. Без нее электронная копия документа не является достоверной (п. 18 Инструкции по делопроизводству). Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе. Документы же, которые носят распорядительно-властный характер либо приняты в виде нормативного правового акта, подчиняются общему правилу.

При невозможности проставления электронной цифровой подписи либо нескольких принявший документ орган должен предусмотреть иные способы для защиты документа.

Архивирование электронных документов

Сводная номенклатура дел организации – это источник формирования государственных архивов. На данный момент государственные архивы состоят из материалов как на бумажном, так и на электронном носителях, но законодательно планируется переход на хранение документов исключительно в электронном виде.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Дела с документами в электронном виде в сводную номенклатуру дел включаются по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству).

В гр. 5 «Примечания» номенклатуры указываются сведения о включении в перечни документов Национального архивного фонда электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организациях. Несмотря на то что эти документы не являются «продуктом» государственных организаций (органов), они становятся частью системы государственного электронного документооборота после сдачи негосударственными организациями дел в архив.

Соблюдение единого образца документа

Для оперативного обмена и включения в работу документов организации необходимо соблюдать единый образец оформления как единичных документов, так и их пакетов.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения в большинстве случаев определяет сама организация, если иное не установлено законодательством (п. 218 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Общим правилом является установление таких форматов, которые обеспечат подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в т.ч. при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы. Для отдельных разновидностей документов законодательством устанавливаются особенности, которые не должны нарушаться. Так, например, электронные копии нормативных правовых актов должны формироваться в редакторе Microsoft Word (т.е. в форматах DOC, DOCX, RTF) (часть первая п. 15 Инструкции № 59).

Документ:

Срок хранения электронных документов

Документы в электронном виде хранятся в течение тех же сроков, что и бумажные документы, т.е. в течение 10 лет (п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Специальное правило: документ в электронном виде, срок хранения которого превышает 10 лет, необходимо отобразить на бумаге лишь при отсутствии в организации технических возможностей по хранению документа в электронном виде. На данный момент такая возможность есть практически в каждом органе. Причем хранение документа в электронном архиве обеспечивает наибольшую степень его сохранности при применении соответствующих средств информационной защиты (в т.ч. криптографической).

Ведение гибридных дел

Формирование гибридных дел возможно лишь на стадии оперативного хранения, т.е. во время работы с взаимосвязанными документами, которые поступали в организацию, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

По истечении делопроизводственного года организации вправе выбрать порядок формирования дела для сдачи в архив: либо в виде документов на бумажном носителе, либо электронное дело.

При формировании дела документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством.

При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются) (п. 237 Инструкции по делопроизводству).

Адрес электронной почты

Обязательным реквизитом государственного органа или организации является официальный адрес электронной почты. Его использование обеспечивает оперативность обмена электронными документами между государственными органами и государственными организациями между собой, а также с юридическими и физическими лицами, поэтому его указание необходимо (п. 44 Инструкции по делопроизводству).

Документы, существующие в электронном виде

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству приведен перечень документов, создание и хранение которых осуществляется в электронном виде. Данный перечень позволяет избежать разночтения при реализации организациями права на принятие (издание) электронных документов, так как является исчерпывающим. В свою очередь, его содержание достаточно обширно и включает большую часть документации, создаваемой государственными органами.

Полный переход на электронный документооборот возможен лишь в случае признания этого приложения утратившим силу и снятия ограничений с других видов документов, т.е. при возникновении возможности оформлять любой документ в электронном виде.

Денис Бойба, юрист

Делопроизводство

Законодательство определяет, что общественные организации, равно и другие юридические лица, обязаны обеспечивать накопление, учет и сохранность архивных документов. Они должны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов. В соответствии с Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 г. (с изменениями и дополнениям по состоянию на 4 января 2016 г.) общественные объединения несут административную ответственность за нарушение установленного порядка ведения делопроизводства.

Применительно к возможным нарушениям в процессе деятельности общественных организаций следует отметить следующие статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Статья 9.13. предусматривает наказание за нарушение законодательства об обращениях граждан в виде наложения штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

Статья 9.25. указывает, что несоблюдение письменной формы гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг или создание объектов интеллектуальной собственности, заключаемых юридическим лицом с гражданами, а равно отсутствие в этих договорах условий, установленных законодательством, влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере десяти процентов от суммы договора.

Статья 9.24. регламентирует наказание за нарушение законодательства о книге замечаний и предложений. Так, нарушение руководителем организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги замечаний и предложений порядка ведения книги замечаний и предложений в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации либо непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина, либо нарушение установленного срока рассмотрения изложенных в указанной книге замечаний и предложений, либо неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения влекут наложение штрафа в размере от четырех до десяти базовых величин.

Статья 12.1. предусматривает ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов:
1. Нарушение должностным лицом установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности) и отчетности – влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

Смотрите еще:  Налог на доходы физических лиц сущность налога

2. Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения – влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин.

Статья 22.10. предусматривает, что незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу влечет наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.

Статья 22.11. устанавливает, что выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.

Статья 23.37. устанавливает, что утрата или незаконное уничтожение должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 487 утверждено Положение о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, которая осуществляет государственный контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь.

Внимание на ведение делопроизводства в общественных объединениях обращает и регистрирующий (контролирующий) орган. Большая часть предупреждений, выносимых руководящему органу общественного объединения регистрирующими органами, связана с нарушением порядка ведения делопроизводства.

В соответствии с вышеизложенным общественным объединениям рекомендуется обратить особое внимание на порядок ведения делопроизводства.

Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами организаций. Следует обратить внимание на следующие документы:

Приобрести нормативно-методическую литературу, необходимую для правильного ведения делопроизводства в общественном объединении, можно в Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) по адресу: г.Минск, ул.Кропоткина, 55, каб.16, тел. (017) 286-75-19.

Организации ведут делопроизводство самостоятельно с учетом требований законодательства. В целях правильной организации и ведения делопроизводства общественное объединение может заключить договор о сотрудничестве с Национальным архивом Республики Беларусь. В договоре о сотрудничестве оговариваются права, ответственность, срок действия договора, сроки хранения и передача документов на государственное хранение.

К организации документооборота в общественных объединениях предъявляются следующие основные требования.

1. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

В целях усовершенствования, упорядочения работы с документами, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами и обеспечения их сохранности в некоммерческой организации приказом руководителя назначается лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив.

2. Лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив, разрабатывается номенклатура дел. Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел отражает систематизацию и учет дел, а также время их хранения. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки, документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.). В номенклатуру дел не включаются сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Номенклатура составляется ежегодно, подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив, экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой: графа 1- индекс дела; 2- названия разделов (подразделов) и заголовки дел; 3- количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (заполняется в конце делопроизводственного года); 4- сроки хранения дел, определяемые согласно законодательству; 5- “Примечание” (проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.).

3. Все документы должны группироваться в дела в соответствии и с номенклатурой дел. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

4. В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение приказом руководителя в некоммерческой организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия организует и проводит ежегодный отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу некоммерческой организации для дальнейшего хранения и к уничтожению с истекшими сроками хранения. Экспертная комиссия также рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:

В состав экспертной комиссии включается не менее 3 человек: председателем ЭК назначается заместитель руководителя организации, членами – лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

5. В целях обеспечения сохранности, учета и использования документов, а также подготовки их к передаче на государственное хранение в некоммерческой организации создается архив. Архив организации хранит законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в ее деятельности.
В некоммерческой организации должно быть разработано положение об архиве, которое утверждается руководителем организации.

6. Некоммерческие организации должны вести делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, утверждаемых руководителем организации. Данные инструкции разрабатываются на основе Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4.

7. Каждая организация должна соблюдать правила движения документа с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

При регистрации поступивших документов в правом нижнем углу документа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп), содержащая наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа (в соответствии с номенклатурой дел). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Исходящему документу присваивается регистрационный индекс, содержащий номер дела, в котором будет храниться копия документа (в соответствии с номенклатурой дел), и через дробь – порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года.

8. В каждой организации должны вестись журналы регистрации входящей и исходящей документации либо регистрационно-контрольные карточки. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся только в организациях с малым документооборотом до 600 документов в год.

В журнале регистрации входящих документов указываются следующие графы:

В журнале регистрации исходящих и внутренних документов указываются следующие графы:

Похожие статьи:

  • Заявление на неполное рабочее время в период отпуска по уходу за ребенком Неполный рабочий день в отпуске по уходу за ребенком Подборка наиболее важных документов по запросу Неполный рабочий день в отпуске по уходу за ребенком (нормативно-правовые акты, формы, […]
  • Федеральный закон 275-фз 29122012 г о государственном оборонном заказе Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 275-ФЗ "О государственном оборонном заказе" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 275-ФЗ"О государственном […]
  • Арбитражный суд 70 Арбитражный суд Тамбовской области Председатели российских судов подведут итоги 2018 года С 12 по 13 февраля 2019 года состоится общероссийское совещание-семинар председателей верховных […]
  • Возврат подоходного налога за зубы в 2019 году Как получить налоговый вычет за лечение и протезирование зубов Последнее обновление 2019-01-28 в 17:16 Платные стоматологические услуги — существенная статья семейных расходов. В материале […]
  • Увольнение по оптимизации Оптимизация кадров: 13 шагов при увольнении по сокращению численности или штата Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора […]
  • Договор прописано 70 и 30 Как установить аванс в 2019 году Действующее законодательство об авансировании По закону, готовность продавца (или заказчика) выплатить деньги еще до исполнения договора — его […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.