Требования к эдо

Система управления электронным документооборотом

В данном разделе представлена информация по задачам систем электронного документооборота и предъявляемым к ним требованиям.

Функциональные требования к Системе электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — информационная система для автоматизации функций управления документами организации.

Система управления электронным документооборотом призвана повысить качественный уровень работы с документами, обеспечить контроль над исполнением документов и гарантировать их сохранность.

Отечественные Системы управления документооборотом автоматизируют не только функции хранения и управления неструктурированной информацией (Content Management), но и автоматизируют бизнес-процессы обработки документов (Business Process Management).

Исходя из этих задач к Системам электронного документооборота предъявляются следующие базовые требования:

Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

  • Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
  • Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.д.).
  • Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
  • Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
  • Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
  • Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
  • Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
  • Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
  • Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
  • Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
  • Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
  • Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
  • Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

  • организации хранилищ электронных документов;
  • автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;
  • интеграции с существующей информационной средой.

Требования к ЭДО

При использовании ЭДО выделяют два вида документов:

  1. Формализованные документы — электронные документы, формат которых определен законодательством. При ЭДО с АО «ТД РЖД» такими документами являются:
    • универсальный передаточный документ (далее — УПД), формат которого определен Приказом ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-15/[email protected] «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»;
    • универсальный корректировочный документ (далее – УКД), формат которого определен Приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/[email protected] «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме».
  2. Неформализованные документы – электронные документы, форматы которых не регламентируются законодательством. При ЭДО с АО «ТД РЖД» ими являются, например, товарно-транспортная накладная, ж/д квитанция и иные документы, предусмотренные договором, заключенным между контрагентами. Неформализованные документы могут быть представлены в любых популярных форматах – PDF, JPEG, TIFF, MS Word и т. д.

Для того, чтобы электронный документ приобрел юридическую силу, должны быть соблюдены следующие условия:


    Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной цифровой подписью. Подпись должна создаваться с привлечением криптографических средств, подтвержденных ФСБ РФ. Гарантом подлинности является сертификат электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Их перечень опубликован на сайте Минкомсвязи. Необходимо отметить, что сотрудник, обладающий квалифицированной цифровой подписью, должен быть наделен правом подписи документов, участвующих в ЭДО, соответствующей доверенностью компании.

  • Документ должен быть передан с помощью операторов ЭДО, аккредитованных ФНС. Их перечень опубликован на сайте ФНС. В качестве оператора ЭДО для АО «ТД РЖД» выступает АО «ПФ «СКБ Контур».
  • Несмотря на большое количество операторов ЭДО на рынке, далеко не все они имеют возможность передавать друг другу электронные документы своих клиентов. Для эффективного ЭДО желательно выбирать операторов, между которыми уже настроено такое взаимодействие (роуминг), либо пользоваться услугами одного оператора. Перечень операторов, с которыми у АО «ПФ «СКБ Контур» настроен роуминг.

    Также для начала использования ЭДО с АО «ТД РЖД» необходимо подписать соглашение об использовании электронных документов по форме, размещенной в разделе «Документы для контрагентов АО «ТД РЖД».

    Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

    Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

    Услуги консалтинговой компании могут помочь:

    • повысить производительность бизнес-процессов;
    • оптимизировать расходы;
    • повысить прибыль.

    Подробнее об услугах.

    Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.

    Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.

    Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

    Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

    Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

    Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

    Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

    Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

    Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

    • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
    • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
    • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
    • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
    • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
    • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

    В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

    • производственный ЭДО;
    • управленческий ЭДО;
    • архивное дело;
    • кадровый ЭДО;
    • бухгалтерский ЭДО;
    • складской ЭДО;
    • технологический ЭДО;
    • секретный и конфиденциальный ЭДО.

    Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

    Функции и эффективность ЭДО

    Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

    • создание электронной версии документа;
    • создание атрибутной карточки документа;
    • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
    • поиск карточек документов;
    • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
    • сохранение документов в различных форматах;
    • создание маршрутов документа и управление его движением;
    • ведение журналов, классификаторов и справочников;
    • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
    • рассылка напоминаний и уведомлений;
    • согласование документов;
    • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

    Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

    • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
    • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
    • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

    Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

    • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
    • снижение рисков потери документов;
    • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
    • повышение корпоративной культуры.

    Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

    Требования к системам электронного документооборота

    Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

    1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
    2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
    3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
    4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
    5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

    Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

    1. Хранение и поиск документов.
    2. Поддержка делопроизводства.
    3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
    4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
    5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

    Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

    Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

    Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

    Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

    Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

    1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
    2. Соответствие стандарту отрасли организации.
    3. Соответствие целям и задачам компании.
    4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
    5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
    6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
    7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
    8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
    9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

    Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

    Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

    • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
    • оценить стоимость владения той или иной программой;
    • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
    • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
    • изучить демонстрационные видеоматериалы;
    • установить демо-версию программы;
    • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

    После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

    Внедрение электронного документооборота

    Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

    • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
    • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
    • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
    • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

    Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

    Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

    1. Разработка технического задания.
    2. Выбор IT-решения.
    3. Описание бизнес-процессов.
    4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
    5. Внедрение электронного документооборота.
    6. Тестирование программы.
    7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
    8. Контроль использования системы.

    В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

    Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

    • консервативность сотрудников;
    • недостаточная компьютерная грамотность работников;
    • отсутствие регламентов на основные процессы;
    • слабое техническое оснащение;
    • отсутствие четкого управления проектом.

    Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

    В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

    Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

    Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

    «Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

    Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

    Электронный документ

    «Электронный документ (далее – ЭД) – это документированная информация в электронной форме. Подробнее данное понятие раскрыто в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

    Факты об электронном документе:

    • Юридическая значимость. ЭД имеет юридическую силу, если при его создании, отправке и хранении были соблюдены необходимые требования законодательства, и если он был заверен электронной подписью (далее – ЭП). Некоторые ведомства предъявляют особые требования. К примеру, ФНС принимает только ЭД, подписанные квалифицированной ЭП.
    • Защита и безопасность. Создание, обработка и передача электронного документа должны осуществляться с соблюдением необходимого уровня защиты, что позволяет предотвратить несанкционированный доступ к информации.
    • Хранение. Важно, чтобы во время хранения ЭД целыми и невредимыми оставались данные, благодаря которым можно определить авторство, дату/время создания, отправки или получения документа.
    • Подлинность. Если с начала подготовки к окончательной форме документ не изменялся, его можно считать подлинным. Исключение составляют изменения, внесенные в ЭД в ходе его демонстрации, использования или хранения.
    • Доступность. Электронный документ должен быть сохранен в форме, пригодной для воспроизведения и хранения.
    • Получение. По факту получением ЭД можно считать его поступление в информационную систему получателя. В случае отсутствия информационных систем получением является момент извлечения документа.

    Юридически значимый обмен электронными документами

    Перед вами две схемы того, как можно организовать внешний юридически значимый обмен электронными документами:

    1. Обратиться к оператору электронного документооборота. Если организация желает обмениваться ЭД со своими контрагентами или партнерами по бизнесу, ей следует подключиться к сервису обмена, который предлагает оператор. Все действия по настройке, обучению, консультированию, поддержке пользователей берет на себя непосредственно оператор.
    2. Заключить дополнительное соглашение о способе обмена документами и о типе используемой электронной подписи. Подробно о соглашении вы можете прочитать здесь. Данная схема может быть затруднительна тем, что компаний, с которыми инициатор перехода на ЭДО хочет обмениваться электронными документами, может оказаться много. Для того чтобы заключать соглашения с каждым контрагентом/партнером (не исключено, что предварительно потребуется договариваться, проводить встречи), уйдет немало времени.

    Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

    Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент.

    Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа. Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром. Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.

    Новые требования указывают на непрерывность жизненного цикла документа от момента создания и до его уничтожения в рамках автоматизированных информационных систем.

    В документе рассматриваются только функциональные требования, в отличие от предыдущих нормативных документов (Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ), утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011; см. также анализ требований). Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

    Анализируя документ, интереснее всего рассмотреть требования, связанные с организацией хранения документов. Требования по созданию или занесению, регистрации, исполнению и контролю при работе с документами не так интересны, так как это основные задачи СЭД. Практически не осталось крупных организаций, которые бы не автоматизировали эти задачи с использованием СЭД. Поэтому требования к СЭД интересны разве только для оценки уже существующих и используемых систем в момент обновления или смены, а это тема отдельного материала.

    Общие функциональные требования

    Начнем с «Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД».

    В этом разделе, на мой взгляд, отражено два важных момента:

    Первое «2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы».

    Для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования. Соответственно, до передачи документа в СХЭД «ответственность» за выполнение этих требований лежит на оперативной системе (СЭД или другой информационной системе).

    Второе «2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

    — создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

    — образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

    — используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)

    — связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД — в СХЭД, из СХЭД — в государственный архив).

    Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся».

    То есть метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения. При этом явных требований, предъявляемых к формату или способу хранения метаданных, нет.

    Работа с архивными документами

    Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9).

    «К функциям СЭД относится:

    • Формирование и ведение номенклатуры дел
    • Отнесение документов к делам
    • Формирование описей дел, документов структурных подразделений
    • Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

    С документами, хранящимися в СЭД, все ясно. Но в организациях есть и другие информационные системы, в которых могут храниться документы, например, ERP. Эти системы могут вообще ничего «не знать» о номенклатуре дел и нормах делопроизводства. Соответственно для них должны быть разработаны дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

    В документе ничего не говорится о том, как выгружать документы из других систем, той же ERP. Поэтому если организация захочет хранить документы из ERP, то нужно будет придумывать какие-то правила, по которым:

    1) эти документы будут выгружаться из ERP — это собственно задача ERP;

    2) эти документы будут размещаться в СХЭД — это задача СХЭД, и у нас для этого есть инструменты.

    Прием документов в СХЭД (п. 4.3)

    «СХЭД должна обеспечивать:

    Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности

    Проверку электронных подписей документов

    Проверку воспроизводимости электронных документов

    Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

    Требования по воспроизводимости обозначены, но как это реализовывать — не понятно.

    В документе есть явное указание на формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».

    Учет и классификация документов в СХЭД (п. 4.4)

    Требования по учету электронных документов в СХЭД практически ничем не отличаются от требований по учету бумажных документов. При этом требования к составу метаданных ЭД учитывают только специфику документов, типичных для госорганов (письма, приказы и т.п.). У коммерческих организаций разнообразие документов намного больше: коммерческое предложение, устав проекта, техническое задание, протокол закупочной комиссии и т.д. В этом смысле требования вряд ли применимы для других видов документов.

    Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

    Этот блок выглядит одним из самых непроработанных в проекте требований. В нем зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

    ● резервного копирования электронных документов;

    ● проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;

    ● конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;

    Но при этом ничего не сказано об обеспечении юридической значимости ЭД при долговременном хранении. Эти требования я рассматривал ранее в статье на ECM-Journal.

    Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6).

    Использование ЭД предполагает:

    ● Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам

    ● Формирование фонда пользования электронных дел и организацию на его основ электронного читального зала

    ● Формирование архивных копий, справок выписок

    ● Учет использования электронных дел.

    Тут остаются вопросы в первую очередь по предоставлению электронных документов по запросам различных организаций, так как единых требований по предоставлению ЭД во вне сейчас нет, и практика не сформирована.

    Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения (п. 4.7 и 4.8).

    Приведенные в проекте требования также практически ничем не отличаются от требований при работе с бумажными документами. Отличие состоит только в особенностях уничтожения электронных документов (например, удаление резервных копий и гарантированное уничтожение).

    Требования по передаче электронных документов на хранение в гос. архив описаны формально. Причина связана, скорее всего, с отсутствием наработанных практик.

    После анализа проекта требований остается ощущение, что изложенное в нем «догоняет» текущее положение вещей, закрепляет уже существующие наработки, но не до конца отвечает на существующие вопросы и уж тем более не пытается спрогнозировать и дать ответы на вопросы ближайшего будущего.

    Документ показывает, что специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. Есть среди них достаточно жесткие и конкретные. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение: ERP, HR, ECM. CRM и другие. Таким образом, можно сделать вывод, что наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками. Реализовывать требования во всех указанных выше системах долго и дорого.

    С другой стороны, требования уже имеют под собой технологическую основу, которая позволяет реализовать подобные системы. Имеющиеся на рынке системы работы с документами можно и нужно проверять на соответствие требованиям, сформулированными в нормативной базе.

    Реализация требований

    Одним из примеров системы, которая показывает готовность и полностью удовлетворяет этим требованиям – решение «Долговременный архив» от компании DIRECTUM.

    «Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов на протяжении всего срока хранения.

    Решение может работать с любыми ECM-системами, не только с решениями DIRECTUM, интегрируется с ERP и другими системами за счет готовых механизмов.

    Кроме того, решение не только уже сейчас закрывает задачи создания электронного архива, но и работает на перспективу. В решение заложены возможности работы с инструментами автоматической обработки документов на основе искусственного интеллекта для классификации и экспертизы ценности документов. Кроме того, используется собственная уникальная технология обеспечения юридической значимости, которая в перспективе может быть переведена и на технологии блокчейна.

    Подробнее о возможностях читайте в описании решения «Долговременный архив».

    О проблематике электронных архивов — смотрите вебинар Долговременный электронный архив – вместо 1000 полок.

    Похожие статьи:

    • Системные требования для nod32 Единая точка входа для ресурсов ESET Войти через социальные сети Системные требования Каковы официальные системные требования NOD32 Business Edition для рабочих станций Windows к […]
    • Drm лицензия что это android Что такое DRM-лицензия на Андроид? Операционная система Android на первый взгляд кажется простой, но в ней столько всего, что когда начнешь разбираться по пунктам, глаза разбегаются. […]
    • Требования для офиса 2019 Программное обеспечение Помощь в выборе программного обеспечения 391483722 607864810 Skype MSSoft.Ru Электронная почта[email protected] В связи с отключением электроэнергии 19.02.19 […]
    • Parallels desktop лицензия Parallels Desktop, вопросы лицензирования Есть такая штука, Parallels Desktop называется (вкратце — Виртуалбокс для мака, только раз в пять фичастее). Внимание, вопрос: можно ли […]
    • Закон рф о государственной поддержке малого предпринимательства в российской федерации Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" Изменения и поправки Принят Государственной […]
    • Развод гобозовой Алиана Гобозова рассталась с мужем из-за проблем в постели Как призналась молодая женщина, они перестали спать вместе. Некоторое время назад Алиана разошлась с супругом, потому что между […]
    Смотрите еще:  Образец заявление на перерасчет пособия до 15 лет
    Перспектива. 2019. Все права защищены.