Приказ о оплате телефона

Оглавление:

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

[ число, месяц, год ]

В связи с производственной необходимостью и поддержанием оперативной связи с сотрудниками [ наименование организации ], осуществляющими основную трудовую деятельность вне офисных (гаражных) помещений и имеющих разъездной характер работы, приказываю:

1. Установить перечень сотрудников, а также закрепляемых за ними абонентских номеров, которым оплачивается предоставление услуг мобильной телефонной связи: [ должность, Ф. И. О., абонентский номер ].

2. Разрешить сотрудникам использовать личные телефоны (аппараты) при условии обеспечения сохранности выданных SIM-карт.

3. Указанным должностным лицам осуществлять пользование мобильной телефонной связью согласно утвержденным лимитам и только в служебных целях.

4. Установить месячные лимиты расходов на использование мобильной телефонной связи в следующем размере в соответствии с занимаемой должностью:

4.1. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей;

4.2. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей.

Указанные месячные лимиты для отдельных должностных лиц могут быть пересмотрены по согласованию с [ вписать нужное ].

5. Суммы, превышающие лимит, подлежат возмещению должностными лицами организации в следующем порядке:

5.1. Сумма расходов, произведенных сверх лимита, удерживается из заработной платы сотрудника, начисленной за месяц, в котором допущено такое превышение.

5.2. В случае невозможности удержаний из заработной платы сумма возмещения вносится в кассу организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущено превышение.

5.3. В случае, если сотрудником представлена служебная записка, обосновывающая производственную необходимость (причину) превышения установленного лимита, то возмещение расходов сверх лимита не производится.

5.4. Указанная служебная записка должна быть представлена в бухгалтерию организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущены расходы сверх лимита.

6. Главному бухгалтеру оплату расходов мобильной связи производить ежемесячно за счет [ указать источник финансирования ] на основании детализированных счетов оператора связи, подтверждающих служебный характер звонков.

7. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ вписать нужное ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Разработана: Компания «Гарант», август 2012 г.

В производственных целях работники используют личные телефоны, оплата сотовой связи предусмотрена приказом организации. Для оплаты сотовой связи через систему Сбербанк-Онлайн работники используют личные счета (личные банковские карты). В ряде случаев вместо работников оплату могут производить третьи лица (их супруги). Как правило, в квитанциях Сбербанк-Онлайн фамилия плательщика указывается сокращенно, а номер телефона частично скрыт (вместо части цифр в середине номера телефона указаны звездочки). Правомерно ли принимать авансовый отчет (с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения прибыли), где подтверждающим документом на оплату за сотовую связь будет не квитанция Сбербанка, а квитанция, оплаченная через Сбербанк-Онлайн и распечатанная на принтере, или необходимо брать подтверждение в Сбербанке?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Авансовый отчет, к которому в качестве подтверждающего документа приложен чек (квитанция) по операции Сбербанк Онлайн, распечатанный из системы Сбербанк Онлайн на принтере, может быть принят с учетом изложенных ниже особенностей.

Обоснование позиции:
В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В силу требований п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые для целей налогообложения прибыли, должны быть подтверждены документально. Согласно указанной норме под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Как мы поняли, в рассматриваемой ситуации для оформления оплаты работниками сотовой связи используются авансовые отчеты. Соответственно, авансовый отчет выступает в качестве первичного учетного документа.
К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы: квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Как определено п. 1 ст. 313 ГК РФ, кредитор обязан принять исполнение, предложенное за должника третьим лицом, если исполнение обязательства возложено должником на указанное третье лицо. Кредитор не обязан принимать исполнение, предложенное за должника третьим лицом, если из закона, иных правовых актов, условий обязательства или его существа вытекает обязанность должника исполнить обязательство лично (п. 3 ст. 313 ГК РФ). Таким образом, возможность исполнения обязательства по договору, в том числе связанного с оплатой товаров (работ, услуг), не только самим должником, но и третьим лицом предусмотрена законодателем.
В общем случае документами, подтверждающими возложение исполнения обязательства на третье лицо, могут служить:
— договор поручения;
— доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ), датированная более ранней датой, чем дата совершенного платежа;
— расписка в произвольной форме на передачу денежных средств для оплаты услуг.
Поэтому в ситуации, когда оплату за работника производит третье лицо (например, супруг), согласно разъяснениям Минфина России, необходимы документы, подтверждающие оплату работником услуг третьим лицом по поручению и за счет работника (письма Минфина России от 26.03.2014 N 02-07-10/13424, от 11.10.2012 N 03-03-07/46, от 01.12.2011 N 03-03-07/58, от 19.10.2011 N 03-03-07/44). Подтверждающим документом может являться, например, доверенность поручителя, расписка третьего лица (либо третье лицо может направить в организацию письмо) с подтверждением того, что работником организации возмещены третьему лицу соответствующие расходы (смотрите также письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/[email protected]).
В соответствии с п. 1.9 Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» (далее — Положение N 383-П) перевод денежных средств осуществляется банками по распоряжениям клиентов, взыскателей средств, банков (далее — отправители распоряжений) в электронном виде, в том числе с использованием электронных средств платежа, или на бумажных носителях.
Банк обеспечивает возможность воспроизведения, в том числе по запросу, в электронном виде и на бумажных носителях (в формах, установленных для соответствующих распоряжений) принятых к исполнению и исполненных распоряжений в электронном виде (п. 1.23 Положения N 383-П).
Распоряжение плательщика в электронном виде, реестр (при наличии) подписываются электронной подписью (электронными подписями), аналогом собственноручной подписи (аналогами собственноручных подписей) и (или) удостоверяются кодами, паролями и иными средствами, позволяющими подтвердить, что распоряжение (реестр) составлено (составлен) плательщиком или уполномоченным на это лицом (лицами) (п. 1.24 Положения N 383-П).
Согласно п. 4.6 Положения N 383-П исполнение распоряжения в электронном виде в целях осуществления перевода денежных средств по банковскому счету подтверждается банком плательщика посредством направления плательщику извещения в электронном виде о списании денежных средств с банковского счета плательщика с указанием реквизитов исполненного распоряжения или посредством направления исполненного распоряжения в электронном виде с указанием даты исполнения. При этом указанным извещением банка плательщика могут одновременно подтверждаться прием к исполнению распоряжения в электронном виде и его исполнение.
В соответствии с п. 4.9 Положения N 383-П исполнение распоряжения клиента при осуществлении операции с использованием электронного средства платежа подтверждается кредитной организацией посредством направления клиенту в порядке, установленном договором, извещения кредитной организации в электронном виде или на бумажном носителе, подтверждающего осуществление операции с использованием электронного средства платежа, в котором должны быть указаны:
— наименование или иные реквизиты кредитной организации;
— номер, код и (или) иной идентификатор электронного средства платежа;
— вид операции;
— дата операции;
— сумма операции;
— сумма комиссионного вознаграждения в случае его взимания;
— идентификатор устройства при его применении для осуществления операции с использованием электронного средства платежа.
Извещение, подтверждающее осуществление операции с использованием электронного средства платежа, может содержать дополнительную информацию, установленную кредитной организацией.
В сети Интернет по адресу www.sberbank.ru/common/img/uploaded/files/pdf/rukovodstvo_klienta_sbol_er ib.pdf размещено Руководство пользователя Сбербанк Онлайн (далее — Руководство пользователя).
Согласно Руководству пользователя Сбербанк Онлайн — это автоматизированная система обслуживания клиентов ПАО Сбербанк через Интернет. Система позволяет получать подробную информацию о банковских продуктах (вклады, карты, кредиты), совершать платежи, оплачивая, в частности, коммунальные услуги, связь, Интернет и цифровое телевидение.
В Руководстве пользователя указано, что по операциям со статусом «Исполнен» можно распечатать чек. Для этого щелкается ссылка Печать чека. Откроется версия чека для печати, которую можно распечатать на принтере.
При исполнении в системе Сбербанк Онлайн операций платежей и переводов сторонним получателям чек содержит штамп Сбербанка об исполнении операции (приведенный в Руководстве пользователя в качестве примера чек по операции Сбербанк Онлайн содержит изображение штампа «Платеж выполнен»).
В подавляющем большинстве случаев Получателю будет достаточно предъявления чека с таким штампом для идентификации операции и подтверждения факта оплаты.
В некоторых случаях, например, когда средства не были получены Получателем либо Получатель не может идентифицировать Ваш платеж в общей сумме платежей, полученных от Сбербанка, Вам может потребоваться документ, подтверждающий факт платежа через Сбербанк Онлайн.
В настоящее время такой документ может быть выдан клиенту при обращении в отделение Сбербанка.
Как указано в решениях УФАС России по Краснодарскому краю от 12.09.2015 N 262-Т/2016, от 12.09.2015 N 261-Т/2016, от 12.09.2015 N 260-Т/2016, от 12.09.2015 N 259-Т/2016 подлинником (оригиналом) платежного документа, сформированного в электронном виде в системе «Сбербанк Онлайн», является сам электронный документ, составленный в установленном Банком России формате, а также распечатанный чек (решения были приняты в пользу заявителя, который в качестве документа, подтверждающего внесение задатка, представил распечатанные на принтере чеки по операции Сбербанк-Онлайн).
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2017 N 15АП-2399/17 судьи также исходили из того, что представленные в качестве документов, подтверждающих поступление задатка на счет организатора аукциона, чеки, распечатанные в системе Сбербанк-Онлайн, являются платежным средством и подтверждением платежа; содержат штамп ПАО «Сбербанк России» «Операция выполнена» для подтверждения факта оплаты; для идентификации операции рассматриваемые чеки также содержат все необходимые реквизиты: дата и время операции; номер документа; сумма операции; код авторизации; реквизиты плательщика; название услуги; Ф.И.О., адрес плательщика; сумма платежа; назначение платежа. Судьи также указали, что платежный документ, сформированный в электронном виде в системе «Сбербанк-Онлайн», являющийся электронным документом, составленным в установленном Банком России формате, а также распечатанный чек, признаются в качестве документов, подтверждающих факт совершения платежа.
Применительно к уплате государственной пошлины в постановлении Пятого арбитражного апелляционного суда от 02.10.2015 N 05АП-8744/15 указано, что нет оснований ставить под сомнение достоверность сведений, полученных заявителем посредством Интернета с официального сайта Сбербанка Онлайн (смотрите также постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.05.2016 N Ф05-6051/16 по делу N А40-77930/2015). Вместе с тем существуют судебные решения, в которых судьи исходили из того, что чек по операции Сбербанк Онлайн не подтверждает уплату государственной пошлины (постановления Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.09.2016 N 14АП-5357/16, от 26.02.2016 N 14АП-9057/15, от 01.06.2015 N 14АП-2657/15).
По нашему мнению, если чек (квитанция) по операции Сбербанк Онлайн, распечатанный из системы Сбербанк Онлайн на принтере, позволяет установить плательщика и получателя средств, а также назначение платежа, то такой документ, приложенный к авансовому отчету, может быть принят к бухгалтерскому учету.
То обстоятельство, что в чеке по операции Сбербанк Онлайн реквизиты плательщика могут приводиться с сокращенной фамилией, а номер телефона частично скрыт (вместо части цифр в середине номера телефона указаны звездочки), на наш взгляд, не препятствуют идентифицировать плательщика и назначение платежа. Чек прикладывается к авансовому отчету конкретным работником, ФИО и номер телефона которого известны организации.
Вместе с тем при наличии сомнений в подлинности представленного документа мы полагаем, что организация может попросить работника, предоставившего документ, обратиться в банк в целях заверения указанного документа (или получения заверенной выписки операций по счету).
Если в чеке в качестве плательщика указан не работник, а третье лицо, то работнику необходимо предоставить документ, подтверждающий оплату сотовой связи третьим лицом по поручению и за счет работника (например расписка третьего лица с подтверждением того, что он оплатил сотовую связь по просьбе работника организации, а работник организации возместил этому третьему лицу соответствующие расходы).
Также сотрудник может написать объяснение, что платеж совершила его супруга. Напомним, согласно п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества. Владение, пользование и распоряжение общим имуществом супругов осуществляются по обоюдному согласию супругов (п. 1 ст. 35 СК РФ). Поэтому, возможно, расписка об оплате или о возмещении супруге средств будет излишней перестраховкой, однако судебные решения в сфере налогообложения, затрагивающие имущественные отношения супругов, существуют (смотрите, например, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 04.09.2015 N Ф09-5828/15 по делу N А50-22051/2014).
При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей налогообложения необходимо исходить из того, что расходы подтверждаются представленными налогоплательщиком документами. Условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы на приобретение товаров (работ, услуг) фактически осуществлены. При этом должны приниматься во внимание доказательства, представленные налогоплательщиком в подтверждение факта и размера этих затрат, которые подлежат правовой оценке в совокупности (смотрите, например, постановления Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.10.2017 N Ф08-7245/17 по делу N А63-7414/2016, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 24.05.2016 N Ф07-2450/16 по делу N А05-9008/2015, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.08.2017 N 04АП-2759/16).
Мы полагаем, что само по себе то обстоятельство, что чек (квитанция) распечатан на принтере в «домашних» условиях, не должно давать оснований считать, что расходы налогоплательщика документально не подтверждены при наличии иных документов (авансовые отчеты и т.п.). Вместе с тем полностью исключать вероятности возникновения претензий со стороны налоговых органов по тем или иным причинам мы не можем (официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено).

Смотрите еще:  Ингосстрах осаго в ярославле

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

8 декабря 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Формы документов

Новости от партнеров

Популярные документы

Приказ об оплате услуг сотовой связи

В связи с заключением договора N _____ от __ _____ 20__ с оператором мобильной связи «________» на оказание услуг согласно корпоративному тарифному плану «________»

1.1. удерживать ежемесячно (при необходимости — дважды в месяц) из заработной платы работников, пользующихся услугами оператора мобильной связи в рамках корпоративного тарифного плана, суммы, превышающие абонентскую плату, на основании заявлений работников и актов оказанных услуг (счетов) (список работников с номерами телефонов приведен в приложении 1 к приказу);

1.1. установить лимит на разговоры с использованием сотовой связи в течение календарного месяца для одного служащего в размере _______.

Сотрудник, допустивший превышение лимита, обязан письменно обосновать производственную необходимость превышения установленного лимита. В случае невозможности обоснования превышения установленного лимита или неприятия обоснования, сумма превышения удерживается из заработной платы сотрудника, допустившего превышение (список работников с номерами телефонов приведен в приложении 1 к приказу);

1.2. ежемесячно (при необходимости — чаще, по мере поступления документов от мобильного оператора) знакомить работников под роспись с актами оказанных услуг, счетами, детализациями, представляемыми оператором мобильной связи (в части услуг, оказанных по номеру телефона работника);

2. Отделу кадров знакомить вновь принятых работников с данным приказом после включения их в список абонентов корпоративного тарифного плана и подачи заявлений об удержании из заработной платы суммы расходов на мобильную связь сверх абонентской платы.

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Приказ на компенсацию мобильной связи

Часто эффективный процесс организации зависит от оперативности решения тех или иных проблем. Зачастую именно для этого используют мобильную связь. В этой рассказывается, в каких случаях сотруднику будет выплачиваться компенсация за мобильную связь, каким образом доказать обоснованность компенсации и как правильно составить приказ на компенсацию мобильной связи.

Из этой статьи вы узнаете:

  • виды компенсаций сотруднику на предприятии;
  • как произвести компенсацию мобильной связи сотруднику;
  • какую информацию нужно отразить в приказе о компенсации.

Возможна ли компенсация мобильной связи сотруднику, и как оформить приказ об этом

Оперативное решение каких-либо вопросов в рамках компании всегда считается приоритетной задачей. В таких случаях используются не только современные технологии и интернет, но и обычная мобильная связь. Особенно это удобно в случае, если работа подразумевает постоянное перемещение на расстояние удаленное от рабочего места или частые командировки.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Виды компенсации и нормативная база

Согласитесь, что не совсем правильно, если рабочие вопросы сотрудник будет решать, используя свое средство связи и средства на нем. Именно в таких случаях работодателем должна быть предусмотрена компенсация за использование мобильной связи в рабочих целях.

В некоторых случаях организацией выплачиваются не только средства на покрытия разговоров по мобильному телефону, но и возможную изнашиваемость аппарата связи в связи с работой.

Как правило, размер компенсации устанавливается самим руководителем на основании договоренности сторон, что отмечается в трудовом договоре. Кроме того, такие вопросы обязательно должны быть отражены в нормативных актах организации с указанием фиксированной суммы выплат на такие расходы. Согласитесь, иногда сотрудник может использовать телефон в личных целях, на то он и телефон, чаще, чем по работе. Именно для таких возможных ситуаций нужна экономическая обоснованность покрытия подобных затрат.

Смотрите еще:  Платит ли налог на имущество ип на усн

Подробнее о компенсации мобильной связи читайте здесь:

Как уже было сказано, само предприятие решает какой именно размер выплат необходимо начислять для покрытия расходов на мобильную связь, в какие сроки и при каких условиях, а также какими документами регулируется весь этот процесс. Стоит отметить, что подобные компенсации изначально распространяются только на тех сотрудников, которые работают по трудовому договору. Для гражданско-правого договора такие условия не предусмотрены.

Компенсация мобильной связи сотруднику

В некоторых случаях, работодатель берет на себя помимо оплаты мобильной связи еще и покупку мобильных аппаратов для сотрудников. Это все должно быть правильно оформлено и проведено через бухгалтерию. Как мы уже говорили, для того, чтобы руководителю компенсировать сотруднику расходы на мобильную связь, работодателю нужно сделать ряд действий. Среди них определить сотрудников, которым просто необходима мобильная связь для решения производственных задач. И разработать правила пользования служебным телефоном. Все это должно быть отражено в коллективном договоре.

Иногда работодатель сам заключает договор с мобильным оператором, чтобы выбрать выгодные тарифы для общего пользования, либо безлимитные тарифы с фиксированной платой и заранее оплачивать связь. В случае, когда производится постоплата за средства мобильной связи, необходимо осуществить ее на основании предоставленных счетов и детализации разговоров. Но все это должно регулироваться заключенным между сотрудником и работодателем соглашением, оформленном в письменном виде.

Случается, что работодатель может установить лимит на каждый номер сотрудника продолжительностью до одного года. Если получится документально подтвердить лимитированные расходы, то компанию могут освободить от уплаты НДФЛ от стоимости расходов. При необходимости, по решению руководителя, лимит может быть увеличен. В случае неправомерного превышения лимита, оплата излишков ложится полностью на плечи работника.

Приказ на компенсацию мобильной связи

Как мы уже упоминали, для того, чтобы оплатить те или иные расходы сотрудника, в частности, мобильную связь, нужно издать соответствующий приказ.

Так как нет точной формы составления приказа о компенсации мобильной связи, и, если она не предусмотрена в нормативных документах, то приказ можно составить следующим образом в произвольной форме:

  • наименование документа, в данном случае — приказ;
  • тип приказа — об оплате услуг сотовой связи;
  • основание приказа — например, в связи с производственной необходимостью для обеспечения производственных процессов;
  • постановление приказа с указанием наименования и имени должностного лица, который несет ответственность за выплаты компенсаций;
  • перечисление должностей, за которыми закреплено право пользования мобильной связью за счет организации;
  • назначить ответственным должностным лицам контролировать список номеров на балансе организации в пользовании сотрудниками;
  • подпись, расшифровка и наименование должности.

Так как любые расходы в организации облагаются налогами, важно правильно оформлять документацию, чтобы в случае проверок надзорными органами, у них не возникло никаких сомнений в вашем безупречном ведении дел.

Рекомендуем материалы по теме:

Лимитированная сотовая связь для работников

Особенности учета расходов на корпоративную сотовую связь, ограниченную внутренним лимитом компании

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. А чтобы обезопасить компанию от того, что работники слишком много наговорят по рабочему мобильнику, руководство компании устанавливает денежный лимит расходов на мобильную связь.

Посмотрим, как этот лимит влияет на налогообложение и как бухгалтеру удержать с работника сверхлимитные расходы.

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договора м Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected] .

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Вот комплект документов, которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связ ь Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 :

1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

2) договор с оператором на оказание услуг связи;

3) счета оператора связи.

Нужны ли детализированные счета — мнения разделились

Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связ ь Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 № 16-15/[email protected]; Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 . Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связ ь Постановление ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007 .

Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита — рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

Оплата сотовых телефонов уже давно перестала быть экзотикой в российских компаниях

Аргументы «против»

В Налоговом кодексе не сказано, что для подтверждения расходов на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.

Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишество м Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 12.04.2010 № КА-А41/2775-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2; ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8; ФАС ПО от 23.05.2008 № А55-10554/07, от 09.11.2006 № А65-29284/2005-СА2-8; ФАС СКО от 24.04.2006 № Ф08-1482/2006-681А . Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.

Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоро в Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735 . Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую законо м ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»; Постановление ФАС МО от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2 .

Смотрите еще:  Сумма льготы по ндфл на ребенка

Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.

К примеру, такие:

  • чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают суд ы Постановления ФАС МО от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08; ФАС СЗО от 20.07.2007 № А05-692/2007 . Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время — повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное — цель разговора (его служебный характер ) Письмо Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 ;

Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связь ю Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 № А33-10149/06-Ф02-2062/07 . Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь.

  • если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразным и Постановление ФАС СЗО от 22.03.2007 № А56-46376/2005 . Но есть и решения других судов, которые не видят ничего «непроизводственного» в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагенто в Постановление ФАС МО от 30.12.2008 № КА-А40/12225-08 .

Собственный лимит — дополнительное ограничение для налоговых расходов

Установив лимит на сотовую связь работникам, ваша организация тем самым признала нецелесообразность (экономическую необоснованность) сверхлимитных звонков. А значит, суммы, превышающие лимит, признать в качестве налоговых расходов без дополнительных распоряжений руководства не удастс я подп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

СИТУАЦИЯ 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника

Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Вам пришлось звонить по рабочим делам, находясь в отпуске? Тогда почему это не производственные расходы? Главное — цель звонка, а не то, сидите вы на рабочем месте или нет

В этом случае надо действовать так.

ШАГ 1. Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или не т ст. 136 ТК РФ .

ШАГ 2. В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т. д. — в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

ШАГ 3. Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

ВАРИАНТ 2. Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писе м Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

Мнение читателя

“ Руководитель установил лимит на мобильную связь — 1000 руб. в месяц. Но один из работников наговорил больше — на 1200 руб. Директор сказал, что сумма превышения несущественная и удерживать ее из зарплаты работника не нужно. Я так и сделал. И в налоговые расходы включил все 1200 руб. Ведь раз не удерживаем с работника — значит, признаем своими расходами. Правда, не знаю, как к этому отнесутся налоговики. ”

Александр,
главный бухгалтер, г. Москва

Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.

ШАГ 4. НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом — а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НД С ст. 172 НК РФ . Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц — 1180 руб. (включая НДС 180 руб.). Установленный работнику лимит — 944 руб. (включая НДС 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или не т Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 . Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.

СИТУАЦИЯ 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства

Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы вы удержите из его зарплаты.

Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.

9. В случае перерасхода лимита мобильной связи по производственной необходимости работник не позднее 3 рабочих дней после окончания месяца может написать заявление на имя руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода. Решение об увеличении лимита принимает руководитель подразделения.

В любом случае для вас главное — получить распоряжение руководства (естественно, письменное) на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Поэтому можно обойтись и без заявления работника с просьбой увеличить лимит конкретного месяца, сразу составив приказ руководителя об увеличении лимита (о признании расходов производственными). Если руководитель подпишет этот приказ, то удерживать из зарплаты работника ничего не нужно. И в налоговых расходах вы сможете признать полную стоимость телефонных переговоров работника.

Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. Разумеется, это можно сделать, только если ваше руководство согласно не удерживать сверхлимитные суммы из зарплаты этих работников.

Лимит расходов на сотовую связь — довольно удачное решение для контроля за звонками сотрудников. Для бухгалтерии и руководства это проще, чем требовать от работников отчета за каждый звонок. Но не забывайте, что основное предназначение лимита — дисциплинировать работников. А для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь его одного недостаточно.

Похожие статьи:

Перспектива. 2019. Все права защищены.