Приказ на номенклатуру образец

Оглавление:

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

(ОАО «Падающая комета»)

ПРИКАЗ

« 25 » июня 2014 г. № 38

Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

Директор Д.В. Барабайкин

или другой вариант

В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

Директор У.А. Барабайкин

Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018-й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи.

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Смотрите еще:  Трудовой кодекс увольнение по желанию работодателя

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2018 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Смотрите еще:  Пособие риелтора

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Образец номенклатуры дел организации 2019

Образец сводной номенклатуры дел (НД) организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.

Зачем нужна номенклатура дел

Когда документы хранятся более 10 лет или постоянно, их учет должен быть более строгим и упорядоченным. Систематизировать их и помогает номенклатура. К ее основным функциям относят:

  • группировку имеющихся документов по разным критериям;
  • обеспечение их сохранности;
  • возможность быстро найти нужную бумагу;
  • индексацию дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда нужно хранить документы менее 10 лет.

Виды номенклатур

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для организации в целом) и 8 (для структурного подразделения). Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Скачать эти приложения можно в конце статьи.

Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД. Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты. При этом стоит учитывать:

  • формы номенклатур за прошлые годы;
  • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  • учредительные документы;
  • штатное расписание;
  • планы развития предприятия;
  • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных категориях учреждений. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и их индексация.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования № 03-51/64 от 20.12.2000 можно найти примерную форму НД для образовательных учреждений. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Как утверждают НД в организации

НД составляется на фирменном бланке компании. Далее следует длительный процесс согласования. В его рамках необходимо:

  • получить одобрение архивной службы;
  • подписать у начальника отдела документационного обеспечения;
  • согласовать с экспертной комиссией;
  • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководитель организации утверждает номенклатуру, прошедшую все вышеперечисленные процедуры. Для этих целей требуется оформление приказа, который действует на протяжении календарного года.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел содержит следующие сведения:

  • наименование организации;
  • номер и дату приказа;
  • описание НД, подлежащей утверждению;
  • основание для этого;
  • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
  • дату;
  • подпись руководителя;
  • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, можно добавить и другие данные, имеющие значение.

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна?

Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.

Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам. На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов. Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.

В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.

Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:

  • учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
  • систематизации деловых бумаг разного уровня;
  • процессу индексации отдельных документов и папок;
  • составлению описей для архивов разного уровня.

Виды номенклатуры

  • типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
  • примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
  • индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.

Порядок утверждения

Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

В госструктурах

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

  • оформление документа на бланке организации;
  • получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
  • рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
  • получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
  • утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

В частных компаниях

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

  • компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
  • доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Как составить приказ?

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

  • продольный – с центрованным расположением реквизитов;
  • угловой с расположением реквизитов по центру;
  • угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

  1. Название (наименование) организации.
  2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
  3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
  4. Место издания (название города).
  5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
  6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
  7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
  8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
  9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
  10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
  11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение

Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов. Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов. Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.

Смотрите еще:  Учебная практика в коллегии адвокатов отчет

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

  • за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
  • за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

  • штрафы от 100 тыс. рублей;
  • исправительные, принудительные работы;
  • лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Похожие статьи:

  • Налог с имущества 5 лет Сколько нужно владеть недвижимостью, чтобы продать ее без налога? Если жилье приобретено до 1 января 2016 года (любым способом), то применяются "старые правила" (действовавшие до последних […]
  • Проверка лицензия такси москва Проверка лицензия такси москва Как проверить подлинность лицензии на такси? Если у вас возникли сомнения по поводу легальности вашего разрешения на деятельность такси, проверить […]
  • Как оформить кадастровый паспорт дома Кадастровый паспорт на дом, как выглядит и как его заказать Кадастровый паспорт на дом – это официальный документ, выдаваемый государственной кадастровой палатой, который подтверждает […]
  • У кого повысится пенсия с 1 апреля 2019 года 1 апреля 2019 года в России состоится официальная индексация пенсий: кому и на сколько Будет ли индексация пенсий с 1 апреля 2019 года? Или ничего ждать пенсионерам уже не стоит? […]
  • Закон рф о государственной поддержке малого предпринимательства в российской федерации Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" Изменения и поправки Принят Государственной […]
  • Развод гобозовой Алиана Гобозова рассталась с мужем из-за проблем в постели Как призналась молодая женщина, они перестали спать вместе. Некоторое время назад Алиана разошлась с супругом, потому что между […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.