Основные требования к деловому письму

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Служебное или деловое письмо – документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности.

Основные требования

  1. Оформление письма выполняется на фирменном бланке (формат А4 либо А5).
  2. Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями.
  3. Обязательные требования – грамотность текста, аккуратность, отсутствие исправлений, помарок.
  4. Стиль письма – официально-деловой, содержание – с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости – дополнение в виде соответствующих материалов (приложение).
  5. Письмо составляется в 2-х экземплярах. 1 вариант оформляется на бланке компании, копия – на обычном листе без подписи, с заверением секретарем.

Что должно содержать?

  • Дату, номер, данные адресата и отправителя;
  • Указание на дату, номер ранее полученного письма;
  • Заголовок о сути письма и текст;
  • Пометка о наличии приложений;
  • Подпись и при необходимости печать;
  • Отметка о сотруднике-исполнителе.

Перечисленные реквизиты обязательны для указания в служебном/деловом письме.

Допустимо изображение эмблемы компании, которое располагается в верхней части документа. В письме может присутствовать общепринятое изображение герба (российского или регионального). В этом случае эмблема в письме не воспроизводится.

Данные отправителя – полное либо сокращенное наименование компании, отправляющей письмо.

Номер часто состоит из нескольких частей, при этом каждая имеет свое значение. Пример — №3/17-3055.

Заголовок должен быть кратким, отображающим суть письма. Место расположения – перед текстом.

Пометка о том, что имеется приложение, проставляется в случае, если прилагаются какие-то материалы, документы. Место расположения – нижний угол письма.

Подпись – слева под текстом. Содержание: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, ее расшифровка.

ВАЖНО! При отсутствии подписи письмо официальным не является, оно не имеет юридической силы.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

Оформляем письма по ГОСТу

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие существуют разновидности деловых писем;
  • Правила оформления служебных писем;
  • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
  • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
  • Как оформить деловое письмо с приложением.

Правильное оформление писем – успех работы всей компании

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

Виды деловых писем

Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

Категория

Виды писем

1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

По выполняемым функциям

1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

По признаку адресата

1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления

1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

Подготовка и составление служебных писем

К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

подготовка и написание проекта текста;

согласование проекта и необходимое редактирование;

регистрация исходящего письма;

Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

Структура служебного письма

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

  • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
  • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
  • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
  • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец:

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — Герб субъекта Российской Федерации;

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — Код организации;

05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — Наименование организации;

09 — Справочные данные об организации;

10 — Наименование вида документа;

12 — Регистрационный номер;

13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

14 — Место составления или издания;

16 — Гриф утверждения;

18 — Заголовок к тексту;

19 — Отметка о контроле;

20 — Текст документа;

21 — Отметка о наличии приложения;

23 — Гриф согласования;

24 — Визы согласования;

25 — Оттиск печати;

26 — Отметка о заверении копии;

27 — Отметка об исполнителе;

28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

30 — Идентификатор электронной копии.

Оформление письма по ГОСТу, образец:

Оформление письма с приложением, образец:

Правила оформления деловой переписки

Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Смотрите еще:  Штраф за въезд знак движение запрещено

Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

Памятка по оформлению делового письма

Бумага

Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Поля

Лист должен иметь поля не менее:

20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Дата

Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

Исходящий номер

Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

Ссылка на входящее письмо

Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

Адресат

Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Текст письма

Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

Приложение

Деловое письмо с приложением оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

Подпись

Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

Печать

Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

Исполнитель

При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

Основные требования к содержанию и оформлению делового письма

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Основные требования к содержанию и оформлению делового письма

Деловое письмо — одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.
Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения.

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо.

Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата.

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.
Такая установка существенно облегчает составление текста делового письма. Действительно, если располагать набором готовых и уже проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то написать деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок.
Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки.

Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

Для составления делового письма важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными, т.е. важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо разъяснений и дополнительных сведений для уяснения того, что хочет отправитель письма.

Информация в деловой переписке может быть избыточна, если в нескольких местах текста повторяется одно и то же. Особенно часто в ней встречается так называемый «информационный шум», т.е. сведения, которые не нужны адресату. Между тем стремление придать письму большую «солидность» заставляет его составителя включать сведения, не имеющие прямого отношения к делу, а только отвлекающие и раздражающие тех, кому такое письмо адресовано.

Любое деловое письмо должно быть убедительным. В условиях перехода нашей страны к рыночной экономике «искусство убеждать» в деловой переписке становится особенно важным, так как оно обусловлено необходимостью приобрести, заказчика или потребителя продукции именно вашей фирмы.

Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, — вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловое письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

Смотрите еще:  Сайт министерство опеки и попечительства иркутской области

Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;

4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений.Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка – научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы. (2)

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

– нейтральный тон изложения;

– точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

– лаконичность, краткость изложения текста;

– использование языковых формул;

– применение лексических и графических сокращений;

– преобладание страдательных конструкций над действительными;

– употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

– использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

– преобладание простых распространенных предложений.

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. Код организации;

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. Код формы документа;

08. Наименование организации;

09. Справочные данные об организации;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

24. Визы согласования письма;

25. Оттиск печати (гарантийные письма);

26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Деловое письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без деловой переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личностного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.

Хорошие манеры важны не только в личных контактах, они важны и в деловой переписке. Поэтому любезность, уважение прав и чувств другой стороны должны неизменно пронизывать деловое письмо.

Список используемой литературы

Румынина Л.А., Документационное обеспечение управления, Омега-Л, 2006.

Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления. Учебное пособие, Омега-Л, 2006.

Кавторева Я., Кузнецов В. «Документооборот: организация и ведение»,2007.

Правила деловой переписки

Основные правила делового письма, лежащие в основе цивилизованной деловой переписки я оформила в виде советов.

Итак, вот они:

12 советов для того чтобы официальная деловая переписка была цивилизованной, имела правильное оформление

1. Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.

Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ. Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.

2. Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Поле «Тема» — это первое, что видит адресат, получив Ваше письмо. Используйте этот факт и сразу настройте адресата на Вашу тему.

3. При отсутствии на рабочем месте /в сети установите функцию «Автоответ». В комментариях сообщите потенциальному адресату дополнительные координаты для обращения и решения его вопроса (если вопрос срочный), а также дату своего возвращения.

4. Сообщайте адресату о получении его письма.

В деловом мире считается хорошим тоном проявлять уважение к партнерам и коллегам: информирование о получении письма – часть письменного делового этикета.

5. Отвечайте по возможности оперативно (т.к. электронная почта – средство оперативного общения). Если по каким-то причинам сразу ответить не удается – сообщите адресату, что Вы получили его письмо и тут же укажите время последующего ответа.

Помните: психологически критическая временная граница ответа — 48 часов после его получения. По истечении 48 часов (если не установлена функция автоответчика) адресат начинает думать, что письмо утеряно или оставлено без внимания.

Задержка с ответом – это всегда риск потерять клиента, заставить волноваться партнера и просто нарушение деловых этических норм.

6. Расширяйте список адресатов письма и формируйте этот список в зависимости от решаемого вопроса.

Если в решении вопроса задействовано несколько адресатов – помещайте адреса всех задействованных в поле «Кому». Этим можно сократить время переписки и обеспечить всем лицам доставку одинаковой информации.

7. В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации.

Не допускайте случаев, когда Ваши телефоны и должность указаны только в первом письме.

8. Используйте функцию запроса о получении письма адресатом.

При помощи этого приема Вы избавитесь от необходимости догадываться: дошло ли Ваше письмо? Прочитано ли оно?

9. При ответе на письмо клиента/партнера сохраняйте историю переписки . Не начинайте ответ как новое сообщение!

10. В случае если в решение вопроса клиента/партнера задействованы Ваши коллеги используйте функцию пересылки письма с целью: информировать о состоянии/статусе совместно решаемого вопроса; получить квалифицированный совет/помощь; напомнить об установленных сроках, обязательствах и пр.

11.При пересылке переписки помните о важности сохранения контекста по решаемому вопросу: сохраняйте историю переписки. Но! (читайте следующий пункт)

12. При пересылке писем уделяйте внимание аспектам конфиденциальности и субординации. Удаляйте из истории переписки моменты, однозначно не предназначенные для прочтения третьими лицами.

Очень надеюсь, чтобы эти простые правила делового письма (правила деловой переписки) помогут сделать процесс переписки, составления любых видов деловых писем цивилизованным, максимально комфортным и результативным!

Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

Каковы требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов?

Заголовочная часть состоит, как было сказано, из постоянных и обязательных юридических реквизитов, необходимых для отправки писем: —

логотип (фирменный знак, изображаемый либо набором букв, либо рисунком); —

наименование предприятия и его правовая форма; —

регистрационный номер в коммерческом или отраслевом регистрах департамента;

номера телефонов, телексов; —

номер документа, посланного по факсу (если составляется ответный на него документ).

Ниже реквизитов заголовочной части допускается располагать дополнительные сведения, например: адрес материнской компании, адреса фирм и филиалов; в целях рекламы часто указывают награды, полученные на конкурсах и выставках.

Дата. Во французском делопроизводстве дата указывается в правом верхнем углу документа. Документ без даты не рассматривается как официальный документ и соответственно не имеет юридической силы. Реквизит «дата» во французском варианте выглядит следующим образом:

Париж, 25 ноября 2000,

т. е. сначала упоминается место составления письма, затем уже сама дата: число цифрами, месяц буквами и четыре цифры, обозначающие год. Название дня недели не указывается.

Смотрите еще:  Образец приказа о назначении единовременного пособия при рождении

Адресат (наименование организации-получателя и ее почтовый адрес). Указанный реквизит располагается под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему никогда не сокращают слова «госпожа» и «господин»; французы пишут следующим образом:

Вниманию госпожи Клод Лебон

Ссылки. Следует указывать регистрационный номер, присвоенный письму, на которое дается ответ, или шифр дела.

Заголовок (во французских правилах — «тема») — это резюме в нескольких словах содержания письма. Слово «тема» подчеркивается, а реквизит оформляется следующим образом:

Тема: Генеральная Ассамблея 10.10.2000

Текст. Начало текста располагается под реквизитами заголовочной части. К нему предъявляется ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость.

Ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки, в частности, такие эмоционально окрашенные, как например: «Стены у входа в дом будут роскошно отделаны». В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы. Не надо писать: «Наш представитель направляется к вам, чтобы встретиться с вами как можно скорее», стоит зафиксировать точную дату визита. Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как может привести к ошибкам в понимании.

Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.

Точность. Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Не надо объявлять, например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное. У клиента это вызовет только недоверие. Не пишите: «В ответ на ваше последнее письмо», но «В ответ на ваше письмо от 14 июля» или «от 14 числа текущего месяца», потому что фирма, в которую вы пишете, могла за этот интервал послать другое письмо, которое вы еще не получили. Не говорите: «Наши условия те же самые, что и для ваших предшествующих заказов по той же статье», так как этим вы вынуждаете читателя обращаться к прежней переписке. В этом случае лучше, напротив, повторить условия того же текста, указав, если это действительно, что они не изменились.

Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен раскрывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь те базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Таким образом, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, тогда как товар еще находится на стадии изготовления

и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.

Вежливость. Если позиция вашего корреспондента вас раздражает, не старайтесь это показывать: он может обидеться. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо — не обвиняйте его в злонамеренности. Возможно, вы неточно указали его адрес и письмо может быть вам возвращено по почте. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о получении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.

Обращение. Характер обращения выбирают с учетом двух моментов: —

кто получатель письма; —

какой тип отношений поддерживается с ним.

Следует придерживаться двух простых правил: —

когда вы колеблетесь и не знаете, как обратиться, то употребление обращения «господин» или «госпожа» всегда корректно и во всяком случае предпочтительнее ошибки; —

когда у человека несколько должностей, выбирают наиболее важную.

Если вы хотите использовать общепринятые обращения, то мужчина, пишущий другому мужчине, может обратится к нему словами «уважаемый господин X (фамилия)» или «уважаемый.

Далее, рассматривая обращения, используемые в коммерческой переписке, следует уделить внимание тому, что, если получатель имеет важную должность, это необходимо подчеркнуть, например: «господин министр», «господин президент». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам во Франции обращаются «мэтр», что в переводе означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т. е. некто глубокоуважаемый. Слова «госпожа» и «господин» никогда не сокращают при обращении.

Делопроизводственная служба часто имеет дело с весьма схожими по содержанию письмами. В этом случае употребляют несколько стандартных фраз, которые во всех письмах всегда одни и те же. Их можно °бъединить в три группы: —

формулировки для начала письма; формулировки, отражающие содержание письма; формулы вежливости. Приведем несколько примеров по каждой из групц. Формулировки для начала письма.

Для подтверждения получения:

«Мы подтверждаем получение вашего письма от. »; «Ваше письмо от. нами получено»;

«Мы оценили вашу заинтересованность, выражен- ную в письме от. ».

Для подтверждения чего-либо:

«Мы вас проинформировали нашим письмом от. »; «В продолжение нашего телефонного разговора. »; «Мы еще раз подтверждаем наше письмо, в кото- _ ром. ».

Чтобы сделать заказ:

«Не могли бы вы отправить в наш адрес как можно скорее. »;

«Подтвердите, пожалуйста, получение уведомлением. »;

«Просим вас принять следующий заказ. ».

Чтобы ответить на заказ:

«Мы принимаем условия, предложенные в вашем письме от. »;

«В ответ на ваше письмо от. направляем вам при- ложение. »;

«Благодарим вас за полученный заказ от. »

Формулировки, отражающие содержания письма:

«Не могли бы вы сообщить мне. »;

«Вы обяжете нас, если укажете. ».

Чтобы потребовать оплату:

«Анализ вашего счета показывает, что вы остаетесь должны сумму в размере. »;

«Во избежание возможной ошибки напоминаем вам, что наш счет. »

Чтобы перевести деньги:

«Вы найдете при сем прилагаемый банковский чек (или почтовый перевод) за №. на сумму в . франков, и мы были бы вам признательны за подтверждение его получения»;

«В дополнение к вашему счету просим принять. »;

«В дополнение к вашей выписке из счета от. мы перечислили на ваш счет №. в банк. сумму в размере. »

Чтобы узнать ошибку, извиниться, отказаться:

«Сожалеем о вкравшейся ошибке. »;

«С сожалением сообщаем вам. »

Среди наиболее употребляемых в деловых письмах заключительных формулировок вежливости можно упомянуть следующие:

«С глубоким уважением» — стандартная формулировка, употребляемая по отношению к неизвестным лицам;

«Снаилучшими пожеланиями» — формулировка более фамильярная, используемая между равными, а также при обращении вышестоящего к нижестоящему;

«Преданный вам» — формулировка, употребляемая при обращении поставщика к клиенту, служащего к работодателю;

«С уважением» — при обращении более молодого к бодре старшему;

«Сглубоким почтением» — употребляется в торжественных письмах высшему должностному лицу, министру и т. д.

Пишут иногда фразы более короткие, как, например: «Искренне ваш». Такие формулировки используют в письмах, которые имеют безличный характер, например в заказах.

Протокольные формулировки. Приведем несколько приветствий, употребляемых во французском канцелярском языке:

для министра (премьер-министра): «Соблаговолите принять, господин министр (премьер-министр), заверения в моем искреннем уважении»’,

для сенатора (депутата): «Соблаговолите принять, господин сенатор, заверения в моем искреннем уважении»;

для начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин. (Ф. И. О.), заверения в моем глубоком уважении»;

для заместителя начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин. (Ф. И. О.), заверения в моем искреннем уважении».

Подпись. Данный реквизит, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу; его составные части располагаются друг под другом (в колонку): сначала должность, затем 5—7 интервалов для непосредственно подписи и, наконец, расшифровка подписи, т. е. инициал имени одной прописной буквой и полностью фамилия также прописными буквами. Таким образом, реквизит «Подпись» выглядит следующим образом:

Директор (Подпись) С. МОРАН Замужняя женщина не должна указывать свою девичью фамилию и подписываться:

«Госпожа Дюран, урожденная Дюбуа»

Точно так же замужняя женщина в своей официальной переписке должна подписываться не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа, например: «Госпожа П. Дюран». Если, однако, у мужа есть братья, то во избежание недоразумений она может написать его имя полностью, например: «Госпожа Пьер Дюран».

Постскриптум. Располагается ниже подписи и указывается двумя инициалами Р.-Б.

Приложения. Если имеются документы, сопровождающие письмо, то они заносятся в рубрику «Приложения» и указываются слева внизу первой страницы основного документа. 9.2.3.

Похожие статьи:

  • У кого повысится пенсия с 1 апреля 2019 года 1 апреля 2019 года в России состоится официальная индексация пенсий: кому и на сколько Будет ли индексация пенсий с 1 апреля 2019 года? Или ничего ждать пенсионерам уже не стоит? […]
  • Требования к обслуживанию на предприятиях общественного питания Услуги общественного питания. Общие требования к методам и формам обслуживания на предприятиях общественного питания Стандарт устанавливает общие требования к методам и формам обслуживания […]
  • Спор макарова Арбитраж корпоративных споров (О.А. Макарова, журнал "Журнал предпринимательского и корпоративного права", N 4, октябрь-декабрь 2016 г.) Арбитраж корпоративных споров доцент кафедры […]
  • Заявитель кто на гражданство Для получения российского гражданства теперь требуется справка о доходах за предшествующий год на территории страны Указом Президента РФ скорректировано Положение о порядке рассмотрения […]
  • Составить договор купли-продажи дома с земельным участком Каковы особенности договора купли-продажи жилого дома с земельным участком? Договор купли-продажи жилого дома с земельным участком должен быть заключен в письменной форме и подписан обеими […]
  • Госпошлина в красноярский арбитражный суд Арбитражный суд Красноярского края Виртуальный тур УФК по Красноярскому краю (ИФНС России по Центральному району г. Красноярска) Государственная пошлина Налоговый кодекс Российской […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.