Оператор эдо договор

Оглавление:

Оператор электронного документооборота

Оператор электронного документооборота (далее — оператор ЭДО) – организация, обеспечивающая обмен электронными документами, обладающими юридической силой.

В первую очередь, операторы оказывают услуги по организации обмена электронными документами по сделкам, такими, как договоры, первичные бухгалтерские документы, счета-фактуры, между организациями, являющимися юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, государственными органами.

Ваша компания до сих пор обменивается с поставщиками бумажными документами?

Список доверенных операторов ЭДО России, входящих в Сеть ФНС РФ, размещен на официальном сайте налоговой службы. Порядок присоединения к Сети доверия утвержден Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/[email protected]

Оператор электронного документооборота – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи в соответствии с п. 1.2 разд. I Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/[email protected]

Таким образом, определяющей задачей операторов ЭДО является организация электронного документооборота по сделкам между контрагентами.

Функции оператора ЭДО

Функции оператора ЭДО закреплены в разделе V Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/[email protected] Основными функциями в рамках электронного обмена являются:

  • соответствие требованиям норм законодательства РФ, регулирующих область электронного взаимодействия с использованием электронной подписи;
  • организация обмена счетами-фактурами в электронном виде между контрагентами в соответствии с Порядком выставления и получения электронных счетов-фактур, утвержденного Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н;
  • организация обмена документами по сделкам между организациями (договоры, первичные бухгалтерские документы и др.);
  • Фиксация дат выставления и получения документов;
  • техническая поддержка программного обеспечения, реализующего электронный документооборот клиента;
  • учет компаний в качестве участников электронного взаимодействия и присвоение им соответствующих идентификационных реквизитов;
  • доведение реквизитов идентификации участников обмена до налоговых органов.

Ответственность оператора ЭДО

Согласно разделу VI Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/[email protected] ответственность оператора ЭДО перед участниками электронного взаимодействия регулируется нормами законодательства РФ и условиями договоров, заключенных между ними.

Организация, невыполняющая функции, определенные разделом V Приложения N 1и требования раздела II Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/[email protected] может быть исключена из Сети доверия ФНС России.

Преимущества работы с оператором ЭДО

Операторы ЭДО предлагают целый спектр услуг, которые так или иначе связаны с обменными процессами. Пользуясь данными услугами, компании получают видимые преимущества в работе.

К таким услугам можно отнести:

  1. Обмен любыми документами по сделкам в электронном виде между контрагентами. Это и договоры, товарные накладные, акты и т. д. Сервисы обмена непрерывно совершенствуются, вследствие чего бизнес получает дополнительные преимущества.
  2. Различные варианты интеграционных решений позволяют клиентам отправлять и получать документы, не выходя из привычной в работе учетной, информационной или иной системы, не запуская при этом дополнительных программ и приложений.
  3. Хранение электронных документов, переданных через сервис, в соответствии со всеми требования действующего законодательства РФ.
  4. Квалифицированная поддержка, мгновенно реагирующая на запросы пользователей.
  5. Отслеживание изменений нормативных правовых актов РФ, регулирующих область электронного взаимодействия и своевременное информирование об этом пользователей.

Это далеко не весь перечень дополнительных возможностей, которые может предложить оператор. За подробной информацией по предоставлению дополнительных услуг обращайтесь к своему оператору ЭДО.

Сотрудничество с оператором ЭДО

С помощью сервиса обмена можно не только отправлять и получать электронные документы, но и предложить клиентам вашего бизнеса новые возможности. Сотрудничество с оператором откроет новые горизонты развития компании, вместе с этим станет источником доходов.

Новая терминология

27 декабря 2013 года вступил в силу Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/[email protected], который внес поправки в терминологию. С этого времени операторы ЭДО стали операторами ЭДО СФ, при этом значение самого термина осталось прежним.

Операторы электронного документооборота

Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес изменения в Налоговый кодекс РФ, которые позволили российским организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Отдельный Порядок представления документов по ТКС подробно описывает, как представлять электронные счета-фактуры в ФНС по требованию.

Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и переданы только через оператора электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не имеет юридической силы, по нему нельзя получить вычет по НДС, а также использовать для защиты интересов организации в суде.

Так кто же они — операторы электронного документооборота?

В законодательных актах РФ операторы электронного документооборота определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого, во-первых, техническую возможность, во-вторых, безопасность передаваемых сведений, в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур, в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:

Какие компании могут быть операторами электронного документооборота?

Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:

  • уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
  • иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
  • обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.
Смотрите еще:  Заявление на материальную помощь рб

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?

Обеспечение технических возможностей для электронного документооборота — это значительные затраты. В случае, если в качестве оператора ЭДО выступает госструктура, это будут бюджетные средства. Кроме того, в штат ведомства понадобится набрать огромное количество новых специалистов и обучить их. При том, что в России остро стоит проблема сокращения числа госслужащих, все это представляется трудновыполнимым.

Коммерческие предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?

Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?

Услуги обмена электронными документами — это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к специалистам в этой сфере — телефонному оператору. Логика проста: чтобы обеспечивать сервис на должном уровне, нужно, чтобы данный вид деятельность был профильным для компании. Особенно, учитывая, что речь идет не только об обеспечении собственных нужд, но и обслуживании контрагентов. Как уже говорилось выше, обеспечение сервиса ЭДО — это бизнес, требующий значительных технических, финансовых и профессиональных ресурсов.

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.

Подробнее о функциях операторов электронного документооборота.

Договор с оператором ЭДО

п. 5.1 ст. 23 НК РФ

Лицо, относящееся к категории налогоплательщиков, обязанных в соответствии с пунктом 3 статьи 80 настоящего Кодекса представлять налоговые декларации (расчеты) в электронной форме, должно не позднее 10 дней со дня возникновения любого из оснований отнесения этого лица к указанной категории налогоплательщиков обеспечить получение документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, от налогового органа по месту учета в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
Обязанность лица, предусмотренная абзацем первым настоящего пункта, считается исполненной при наличии у него договора с оператором электронного документооборота на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота (о передаче прав на использование программного обеспечения, предназначенного для обеспечения электронного документооборота) с указанным налоговым органом по месту учета этого лица и квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи или при наличии такого договора и квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи у уполномоченного представителя лица, которому предоставлены полномочия на получение документов от указанного налогового органа.

Я так понимаю, организация, заключившая договор с ЭДО, не является лицом, уполномоченным по правилам НК РФ своими дочерними (аффилированными) организациями на получение документов от их налоговых органов.

В этом случае считаю, что дочерние (аффилированные) компании могут понести ответственность из-за отсутствия прямого договора между ЭДО и каждым из таких лиц.

Но нужно очно анализировать договор вашей компании с ЭДО в части его распространения на ваши дочерние (аффилированные) компании.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

  1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
  2. Купить сертификат электронной подписи.
  3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Смотрите еще:  Гибдд сколько стоит госпошлина

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Смотрите еще:  Кто исполняет законы рф кто

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Операторы ЭДО: перечень

Всё большее число компаний переходят на отправку отчётности в налоговый орган с помощью оператора ЭДО – электронного документооборота. Правда, любого попавшегося выбирать нельзя. В нашем материале – полный перечень таких операторов, которые получили одобрение со стороны центрального аппарата ФНС России.

Сдача отчётности

Представление отчетности в электронном виде происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом посредником по передаче электронных документов выступает оператор системы электронного документооборота.

Через доверенного оператора электронного документооборота можно сдавать:

  • отчётность по налогам;
  • отчётность по страховым взносам;
  • бухгалтерскую отчётность.

На сегодня ситуация такова, что в некоторых случаях без оператора электронного документооборота не обойтись. Он необходим, когда (п. 3 ст. 80 НК РФ):

  1. Среднесписочное количество персонала за минувший календарный год – от 100 человек.
  2. Создано новое юридическое лицо (в т. ч. в рамках реорганизации) с количеством персонала от 100 сотрудников.
  3. По конкретному налогу (страховым взносам) прямо предусмотрена обязанность сдавать только электронную отчётность.

Медлить нельзя: организации из этого перечня должны в течение 10 дней с момента отнесения к одной из этих категорий обеспечить обмен электронными документами с налоговой с помощью одного из операторов электронного документооборота ФНС России. Для этого с оператором нужно заключить специальный договор на оказание таких услуг.

Можно выделить однозначные плюсы в отношении работы с оператором электронного документооборота:

  • не нужна явка в налоговую инспекцию, так как отчетность в любое время дня и ночи может быть отправлена из офиса (экономия времени);
  • не нужно дублировать сдаваемые материалы на бумаге;
  • меньше ошибок технического характера (отчетность формируется по утвержденному формату; механизм выходного контроля проверяет правильность заполнения строк отчетности);
  • быстрота обновления форматов сдачи отчетности (при изменении или введении новых форм до срока их представления плательщик может обновить их версии);
  • есть гарантия, что отчётность пришла в налоговую (в течение суток можно получить подтверждение выполнения своих обязательств по сдаче, а также оперативно посмотреть свою личную карточку; нет потребности ждать актов сверки);
  • защита отчетности от просмотра и корректировки третьими лицами;
  • возможность получать в электронном варианте справки и выписки о расчетах с бюджетом, перечень сданной отчетности, акт сверки расчетов, разъяснения ФНС, а также направить налоговикам запрос.

Полный список операторов ЭДО ведёт и постоянно актуализирует на своём официальном сайте www.nalog.ru Налоговая служба России. Вот точная ссылка (для московского региона):

Далее представлен актуальный список операторов электронного документооборота, через которых можно сдавать отчётность в электронном виде.

Четыре ведущих оператора электронного документооборота заключили договор о создании роумингового центра

Крупнейшие российские операторы электронного документооборота (ЭДО), — ЗАО «ПФ «СКБ Контур», ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», ООО «Такском» и ООО «Компания «Тензор», — подписали Договор о порядке реализации межоператорского взаимодействия для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур и иных документов в электронной форме с использованием электронной подписи.

Чтобы обеспечить своим клиентам роуминг, другим операторам ЭДО достаточно выбрать одного из четверки и заключить с ним договор. В результате они получат связь со всеми операторами, с которыми налажен роуминг у любого из четырех участников соглашения.

Похожие статьи:

Перспектива. 2019. Все права защищены.