Образец приказа список подотчетных лиц

Оглавление:

Приказ о подотчетных лицах

Кто является подотчетным лицом? Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.

Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников – трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.

Приказруководителя утверждает перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.

Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2019 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2019

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2019 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Кто имеет право получать деньги

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Смотрите еще:  2 недели на обмен возврат товара

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • регистрационный номер документа;
  • о сумме наличных денег;
  • о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • о назначении (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Ниже представлены новые образцы для подотчета с 19 августа.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

  1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
  2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
  3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
  4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
  5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
  6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
  7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
  8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.
Смотрите еще:  Регистрация ип указание адреса

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

  1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
  2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
  3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
  4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
  5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Приказ о подотчетных лицах

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

Кого называют подотчётными лицами?

К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными.

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Образец приказа о подотчётных лицах

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

  • номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Смотрите еще:  Основные требования охраны труда при выполнении работ с применением пневмоинструмента

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.

Образец приказа о подотчетных лицах

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец приказа о подотчетных лицах (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец приказа о подотчетных лицах

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Образец приказа о подотчетных лицах

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Составление приказа о подотчетных лицах

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >>

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Приказ о подотчетных лицах представляет собой документ, в котором перечислен список подотчетных лиц, дата и сумма выдаваемых им денежных средств. Документ составляется руководителем предприятия. Также в нем указываются сроки, в которые подотчетные лица должны представить отчет за полученные и израсходованные средства.

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники предприятия, которые получают денежные средства на представительские, хозяйственные, организационные и иные нужды предприятия. К таким нуждам могут относиться затраты, необходимые на приобретение канцелярских товаров или оплату определенных услуг предприятия, командировочные и тому подобные расходы.

После получения и оприходования денежных средств подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию подробный отчет в письменной форме об использовании денежных средств. Если часть полученных средств осталась неизрасходованной – излишки в обязательном порядке необходимо вернуть в бухгалтерию предприятия.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Как правильно составить приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах должен содержать в себе следующую информацию:

  • полное наименование предприятия;
  • регистрационный номер;
  • дату составления и утверждения приказа;
  • перечень подотчетных лиц с указанием ФИО и занимаемой должности;
  • подпись директора предприятия;
  • ФИО и подпись бухгалтера, ответственного за выдачу денежных средств.

Подотчетное лицо ни при каких обстоятельствах не имеет права передавать полученные денежные средства третьим лицам, так как после получения средств оно является материально ответственным лицом и несет ответственность за целевое использование полученных средств.

Также в приказе уточняется, что подотчетное лицо должно использовать средства в соответствии с целями, на которые они были получены. Полученная сумма должна быть израсходована не позднее трех дней с момента получения. Если средства выдавались в качестве командировочных, то и в этом случае срок составляет три дня, но с момента возвращения из служебной командировки.

Возможно увеличение срока до 10 дней, но только в том случае, если подотчетное лицо получало средства на заграничную командировку. Отчет должен быть предоставлен в строго обозначенный срок. Составление данного приказа осуществляется и в том случае, если денежные средства выдаются филиалам либо дочерним предприятиям, которые не имеют собственного бюджета.

Похожие статьи:

  • Заявление в тсн Образец заполнения справки в налоговую Р11001 для создания ТСН добрый день, в интернете не могу найти образец заполнения справки в налоговую Р11001 для создания ТСН везде ип или ооо Ответы […]
  • Адвокат лекарство для собак цена для животных: собак и кошек форма выпуска: капли профилактика и избавление от блох, вшей, власоедов демодекоз отодектоз саркоптоз энтомозы кишечные нематодозы […]
  • Входит ли учеба в институте в общий трудовой стаж для ветерана труда Входит ли период обучения в стаж ветерана труда? входит ли учеба на дневном отделении института для стажа ветерана труда. до учебы работала далее учеба и дальше работа все есть в трудовой […]
  • Доплата за службу в москве Денежное довольствие Денежное довольствие военнослужащего (зарплата), проходящего военную службу по контракту, состоит из месячного оклада в соответствии с присвоенным воинским званием и […]
  • Приказ мвд 674 2019 Приказ МВД РФ от 26 июля 2007 г. N 674 "О внесении изменения в Инструкцию о порядке выплаты сотрудникам органов предварительного следствия в системе Министерства внутренних дел Российской […]
  • Ходатайство об отложении судебного заседания в арбитражный суд пример Ходатайство об отложении судебного заседания в арбитражный суд пример Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.