Образец приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Оглавление:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  2. Написание текста распоряжения.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  4. Утверждение.
  5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

  • наименование организации;
  • название документа, его номер и дата издания;
  • текст распоряжения;
  • подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

  • указание о введении правил;
  • предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
  • назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

Смотрите еще:  Курск как узнать штраф гибдд

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Образец приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ о введении Инструкции по делопроизводству

См. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Приказ о введении Инструкции по делопроизводству

ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

________________________________________________
(наименование предприятия)

ПРИКАЗ
«___»_________ ____ г. Nо. _____________
г. _______________
О введении Инструкции
по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и
обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с
«__»_________ ____ г.
3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с
«__»________ ____ г. руководствоваться Правилами работы с документами,
закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю ___________________________ обеспечить тиражирование
(Ф.И.О.)
Правил внутреннего трудового распорядка и их передачу в структурные
подразделения предприятия до «___»__________ ____ г.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
__________________________________.
(должность, ф.и.о.)

Директор предприятия __________________ ____________________
(личная подпись) (расшифровка)
Визы
____________________________
(должность)
____________________________
(подпись, расшифровка)
____________________________
(дата)

Приказ по утверждению инструкции по делопроизводству

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах.

Так как она устанавливает:

  • внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами,
  • ответственность за работу с документами.

Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЫКОВКА»
(ЗАО «Тыковка»)

ПРИКАЗ

«23» сентября 2014 г. № 96

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ЗАО «Тыковка» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор В.И. Таблеткин

Обоснование подготовки приказа можно изменять в соответствии с конкретными причинами утверждения инструкции. Например, в связи с предстоящим переходом на систему электронного документооборота и т.д. А так же в случае необходимости оформить ссылку на требующиеся нормативные акты.

При желании можно подготовить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Тогда заменяете в тексте «утвердить» на «ввести в действие» и гриф утверждения проставляется непосредственно на инструкцию по делопроизводству. Оно вам надо? Если да, то используйте второй образец

В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей.

Если вы утверждаете новый вариант инструкции по делопроизводству, тогда надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей. Это стандартная фраза «Признать утратившим силу приказ …».

Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени (хоть несколько лет). В дальнейшем допускается вносить в нее изменения, но обязательно оформлять каждое нововведение приказом руководителя.

Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела.

Смотрите еще:  Земельный налог екатеринбург 2019

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству не входит в число обязательных нормативных актов для большинства организаций. Тем не менее, многие компании разрабатывают и утверждают этот документ, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Как и любой другой нормативный акт, она проходит этапы согласования и утверждения. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим, чтобы акт вступил в действие. В этом материале разберем правила оформления такого приказа.

Из этой статьи вы узнаете:

  • обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
  • что включает процедура согласования и утверждения инструкции?
  • как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
  • как внести изменения в этот нормативный акт?

Обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?

Инструкция по делопроизводству относится к категории локальных нормативных актов компании. Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю принимать акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Такие документы должны соответствовать действующему трудовому законодательству, коллективным договорам и соглашениям, иным локальным нормативным актам компании (ч.1, ст. 8 ТК РФ). Тем не менее, в Трудовом кодексе нет четкого определения термина “локальный нормативный акт”. Как правило, под ним подразумевают акты, содержащие утвержденные работодателем правила поведения. При этом правила могут быть рассчитаны на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Что касается инструкции по делопроизводству, она содержит правила работы с организационно-распорядительной документацией в пределах организации. Соответственно, является локальным нормативным актом и отвечает следующим требованиям:

  • принимается руководством компании единолично (при наличии профсоюза — с учетом его мнения);
  • не ухудшает положение персонала по сравнению с коллективным договором и трудовым соглашением;
  • доводится до сведения каждого сотрудника под роспись;
  • носит обязательный характер.

Инструкция по делопроизводству не относится к обязательным нормативным актам организации. Ее разрабатывают для того, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Тем не менее, как любой другой акт, она должна быть согласована со всеми заинтересованными лицами и утверждена руководством компании. Для придания документу юридической силы, его необходимо ввести в действие соответствующим приказом. Он может называться «Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству» или «Приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству». В любом случае, они выполняют одни и те же функции, и единственным их различием является расположение грифа утверждения. Во втором случае он проставляется непосредственно на нормативном акте.

Порядок утверждения инструкции по делопроизводству

Разработка инструкции по делопроизводству проводится в несколько этапов. Процесс включает сбор и анализ необходимой информации, подготовку проекта, его согласование и утверждение, ввод акта в действие. Базой для разработки проекта служат нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов руководителей структурных подразделений.

Как правило, разработкой проекта занимается служба документационного обеспечения. При ее отсутствии, как бывает в небольших компаниях, подготовкой и согласованием занимается ответственный за работу с документами сотрудник.

Как и любой другой нормативный акт, инструкция по делопроизводству согласовывается со всеми заинтересованными специалистами: представителями юридического отдела, кадровой службой, бухгалтерией, линейными руководителями. Процедура согласования фиксируется путем оформления листа согласования. В том случае, когда мотивированное мнение заинтересованных специалистов не содержит согласия с проектом, необходимо провести дополнительные консультации и рассмотреть предложения по совершенствованию документа. Так можно прийти к взаимно приемлемому решению об основных положениях локального нормативного акта.

Проект документа необходимо завизировать у заинтересованных лиц и, если согласие достигнуто, представить на подпись руководителю. Утверждение считается завершенным после выпуска соответствующего приказа или распоряжения руководителем организации или исполняющим его обязанности лицом.

Оформление приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим для того, чтобы официально утвердить локальный нормативный акт. Данный документ не имеет унифицированной формы, поэтому его можно составить на бланке приказа по основной деятельности. К обязательным сведениям, которые необходимо указать в документе, относятся:

  • наименование локального нормативного акта;
  • сфера его действия;
  • дата вступления в силу;
  • порядок внесения изменений;
  • порядок контроля исполнения.

В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо указать обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • название вида документа;
  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы.
Смотрите еще:  Т 2 гражданство

Констатирующая часть приказа объясняет назначение утверждаемого документа, обосновывает его необходимость. Содержание этой части может варьироваться в соответствии с причинами создания инструкции по делопроизводству. Кроме того, может появиться необходимость сослаться в тексте приказа на другие требующиеся нормативные акты. Эта часть может быть сформулирована следующим образом:

  • “В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства. ”
  • “В целях упорядочения работы с документами и обеспечения их сохранности. ”
  • “В целях установления единой системы делопроизводства. ”

В распорядительной части, отделенной от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, даются конкретные поручения, выделенные в самостоятельные пункты. В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству к таким поручениям можно отнести:

  • “Утвердить инструкцию по делопроизводству. ”
  • “Ознакомить персонал с инструкцией по делопроизводству. ”
  • “Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями, изложенными в инструкции. ”
  • “Обеспечить контроль выполнения. ”

Для каждого задания можно указать наименование исполнителя и срок выполнения (не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер).

В качестве приложения к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству прилагается сам локальный нормативный акт. В распорядительной части в таком случае необходимо сделать отметку, а на самом документе в правом верхнем углу разместить гриф утверждения. Впоследствии его следует хранить вместе с приказом, т.к. он является приложением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Подпись оформляют по аналогии со всеми приказами по основной деятельности. Подписывается только один экземпляр документа. При этом подпись руководителя не заверяется печатью.

Последним этапом процедуры является регистрация документа. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо зарегистрировать в день подписания. Исполнителям рассылаются копии документа. Оригинал подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Персонал должен быть ознакомлен с приказом и положениями инструкции по делопроизводству под роспись. Для этого целесообразно оформить лист ознакомления либо оформить аналогичную визу в отдельной регистрационной форме. Такой формой может быть Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Если приказ об утверждении инструкции по делопроизводству вводит в действие новый вариант нормативного акта, то в документе необходимо добавить пункт о том, что действие предыдущего акта отменяется.

Как правило, инструкция по делопроизводству действует в течение нескольких лет. В некоторых случаях (изменение технологии работы с документами, структурная реформа компании) может понадобиться внесение изменений. При этом правки в документе не должны ухудшать положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства, коллективного договора и трудового соглашения.

Все нововведения также оформляются приказом руководителя. Порядок внесения изменений в инструкцию по делопроизводству не отличается от процесса ее разработки и утверждения. Если принято решение изменить ряд положений, необходимо выпустить соответствующий приказ, в котором указать причины, повлекшие изменения.

В большинстве случаев полный пересмотр инструкции по делопроизводству нецелесообразен. Исключительными случаями могут считаться: изменение технологии работы с документами или кардинальные изменения в других нормативных и методических документах в области делопроизводства. В этой ситуации проект необходимо разработать заново и повторить процедуру согласования. Приказ об утверждении по делопроизводству также оформляют повторно.

Похожие статьи:

Перспектива. 2019. Все права защищены.