Как заверить копию документа надлежащим образом

Оглавление:

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Смотрите еще:  Какие документы должны предоставить коллекторы должнику

Как заверять копии документов в арбитражный суд

Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим?

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.
Смотрите еще:  Социальная отчетность компании

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Как заверять копии документов в арбитражный суд

Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим?

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Что значит «надлежащим образом заверенные копии» для суда?

Что значит «надлежащим образом заверенные копии», и могу ли я (физлицо) сам их сделать, если оригиналы документов хранятся у меня?

Здравствуйте! Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

Сегодня мы уже ответили на 832 вопроса .
В среднем ожидание ответа – 14 минут.

Антон добрый день! Надлежащим образом заверенные копии — это копии документов, заверенные печатью организации на каждом листе, также проставить КОПИЯ ВЕРНА, дату заверения и подпись представителя или уполномоченного лица.

Консультация юриста бесплатно

Вам, как физическому лицу, копии заверять не надо, поскольку Вы не способны это сделать надлежащим образом. Суд сам оценит и заверит все копии в первом судебном заседании, когда Вы представите оригиналы своих документов на обозрение, и вернет Вам обратно. Оригиналы в деле не хранятся, только копии. Вот для этого суд их заверяет с оригинала самостоятельно. Ваше участие состоит только в том, чтобы представить суду оригиналы для заверения.

Смотрите еще:  Пособия по подготовке к егэ по обществознанию 2019

Похожие вопросы

Не надлежащим образом заверенная копия доверенности

Как правильно заверить надлежащим образом ксерокопии документов?

Обязательно ли к жалобе прилагать заверенные копии решения и апелляционного определения?

Ненадлежащим образом заверенные копии приказов

Как должны быть заверены копии решений суда для кассационной жалобы?

Как заверить «надлежащим образом» копии документов, предоставленных в Арбитражный суд физическим лицом?

Копии документов, предоставленных физическим лицом в Арбитражный суд должны быть заверены «надлежащим образом». Как заверить «надлежащим образом» копии документов не нотариально?

Ответы юристов (9)

На документе в свободном от записи месте пишете «копия верна» свою фамилию, Инициалы, дату и подпись. (Если выступаете по доверенности, её прикладываете)

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Большое спасибо за ответ. Вы мне очень помогли. С уважением. Людмила

30 Июля 2016, 21:38

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Прошу прощения, а по-поводу подлинников ничего указывать не нужно (находятся у меня , могу предоставить по требованию суда)? Спасибо.

30 Июля 2016, 21:57

Есть вопрос к юристу?

если Вы — генеральный директор, то кроме вышеуказанного пишете, что Вы генеральный директор

Ген. директор Иванов И.И.

подлинники лучше на заседание брать с собой в любом случае ( на первое заседание лучше принести все документы, копии которых есть в деле)

Уточнение клиента

Понятно. Спасибо. А когда я заверяю «надлежащим образом» и пишу «копия верна» не нужно указать еще, что подлинники находятся у меня, могу предоставить по требованию суда?

30 Июля 2016, 22:32

нет, это указывать не нужно.

Просто имейте при себе, что бы при требовании суда могли дать на обозрение.

Уточнение клиента

Анастасия, большое спасибо за ответ, извините за дилетантские вопросы.

30 Июля 2016, 23:14

Пожалуйста, удачи в суде!

Да, в исковом стоит указать, что подаются копии, но по требованию суда будут представлены оригиналы. Это стандартная фраза в исковых.

Уточнение клиента

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

31 Июля 2016, 12:29

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

В данном случае это указывается в отзыве, в любом случае Вы будете делать сопровождающий документ, где и можно указать, что подлинники будут представлены по требованию суда.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Дарья! Большое спасибо за ответ. Сопровождающий документ, вероятно, заявление или ходатайство? А что значит «отзыв»? Если можно, поясните,пожалуйста,И еще, если можно, определением суда дело оставили без движения, т. к.нарушена ч.8 ст.75 АПК РФ (копии документов не заверены надлежащим образом). Могу ли я, исполняя требование суда предоставить не надлежащим образом заверенные копии документов, а подлинники ( с голубыми печатями) , будет ли это Арбитражным судом признано исполнением определения?

02 Августа 2016, 22:16

Отзыв на исковое заявление — это Ваша позиция по дела (согласны или не согласны с иском и обоснование)

Можете предоставить оригиналы, но потом будет достаточно проблемно и долго их забрать обратно, лучше заверьте копии.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Анастасия! Большое спасибо за Ваш ответ и совет, помогли во всем разобраться.

03 Августа 2016, 00:31

если будут вопросы — пишите

Уточнение клиента

Спасибо Вам, Анастасия, огромное, очень помогли Ваши профессиональные и доброжелательные ответы, С уважением.

03 Августа 2016, 00:40

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Похожие статьи:

  • Участок 302 мировой суд королев Участок 302 мировой суд королев Судебный участок №86 Адрес:141076 г.о. Королёв, ул. Калининградская, д.12Мировой судья Кулькова Наталья Викторовна тел: 511-00-92, 511-00-81 Судебный […]
  • Исковое заявление о расторжении брака образец беларусь Образец искового заявления о расторжении брака и взыскании алиментов СУД ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА Г. МИНСКА ИСТЕЦ: Миронин Василий Михайлович Прож.: г. Минск, ул. Первомайская, 4-11; ОТВЕТЧИК: […]
  • Образец заявления на выход из учредителей ооо 2019 Выход учредителя из ООО Право участника общества с ограниченной ответственностью выйти из общества предусмотрено ГК РФ и Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с […]
  • Заявление на неполное рабочее время в период отпуска по уходу за ребенком Неполный рабочий день в отпуске по уходу за ребенком Подборка наиболее важных документов по запросу Неполный рабочий день в отпуске по уходу за ребенком (нормативно-правовые акты, формы, […]
  • Приказ мчс 645 с изменениями 2019 Приказ МЧС РФ от 12 декабря 2007 г. N 645 "Об утверждении Норм пожарной безопасности "Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций" (с изменениями и дополнениями) Приказ МЧС […]
  • Приказ 51н 3101 2011 Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 января 2011 г. № 51н «Об утверждении национального календаря профилактических прививок и календаря профилактических […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.