Как оформить представительские расходы пример

Оглавление:

Оформление представительских расходов

Оформление представительских расходов

Похожие публикации

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

  • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
  • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
  • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

  • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
  • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
  • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
  • подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

  • когда и где было проведено мероприятие;
  • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
  • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
  • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
  • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Отчет по представительским расходам пример

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Какие документы оформить, чтобы безопасно признать представительские расходы

Успешное развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с представителями других компаний. Организуя встречи или переговоры, компания несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы .

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

В Налоговом кодексе РФ содержится конкретный перечень затрат, которые относятся к представительским.

– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода в ходе представительских мероприятий.

Обратите внимание: этот перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.

Произведенные представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самой компании, так и в арендованном ею помещении либо в местах общественного питания (ресторан, кафе, бар и т. п.). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода для целей налогообложения нормируются – они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от затрат налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Как показывает практика проверок, при документальном оформлении бумаг, подтверждающих представительские расходы, компании очень часто допускают ошибки. Дело в том, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь на руках соответствующие первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы компании. Их нужно оформить без ошибок, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке.

Здесь существует определенная проблема. В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

— сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

— приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

— отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

— акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

— иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

— цели и результаты проведенных мероприятий;
— дата и место проведения;
— состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
— сумма затрат и т. п.

Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.

Такие требования изложены в письмах Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

ФНС России, в письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852, указывает, что для признания представительских затрат в целях налогообложения прибыли достаточно первичных учетных документов, оформленных в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а именно:

— документов, которые подтверждают факт приобретения товаров (работ, услуг). Эти документы могут, в частности, прилагаться к авансовому отчету;

— документов, из содержания которых следует, что данные приобретения использованы при проведении представительских мероприятий. По мнению налогового ведомства, это может быть любой первичный учетный документ (например, отчет ответственного лица, утвержденный руководителем).

В своем разъяснении налоговое ведомство ссылается на Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, в котором, в частности, говорится о необходимости сокращения количества подтверждающих документов. В этом Письме также указано, что представительские расходы можно учесть на основании любых первичных учетных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере этих затрат.

Вместе с тем, организация может составлять указанные выше документы и для других целей, например, для контроля над бюджетом. Тогда лучше сохранить их копии и для бухгалтерии — на случай, если у инспекторов все же возникнут сомнения в обоснованности представительских сумм.

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три последовательных этапа, которые включают оформление:

Смотрите еще:  Гибдд сколько стоит госпошлина

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказ, регламентирующий:

– перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями).

Обратите внимание: бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя компании:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Представительские расходы: документальное оформление в 2018 году

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2018

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Приказ о проведении официального мероприятия

Смета на представительские расходы

Отчет о проведении официальной встречи

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  • отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
  • авансовый отчет.

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Как оформить представительские расходы

Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.

В данном случае юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо знать, какие документальные акты необходимы, как их правильно оформить, чтобы контролирующие органы признали представительские затраты общими расходами.

Процедура оформления

В настоящее время действующим законодательством РФ не предусмотрен конкретный список документальных актов, которые бы подтверждали представительские расходы при начислении налогов. Поэтому каждое предприятия лично определяет порядок контроля и оформления таких затрат, для предоставления их в налоговые учреждения.

Большинство предпринимателей руководствуются пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, который регламентирует признание производимых расходов, если они имеют документальное подтверждение и экономическое обоснование. Таким образом, под доказательством понимаются такие затраты организации, которые оформлены соответствующими документами, согласно нормативно-правовой базе РФ.

Под внешними первичными актами, согласно которым можно произвести оформление представительских затрат, являются:

  • товарные накладные;
  • различные расходные акты;
  • товарные чеки;
  • фактурные счета.

Также представительские затраты могут составляться при помощи следующих внутренних организационных документов:

  1. Распоряжение руководителя или собственника предприятия о реализации затрат на определенные цели.
  2. Программа мероприятий, где обязательно должен указываться состав и должности приглашенных лиц.
  3. Список представителей сторонней компании, которые участвуют в переговорном процессе или заседании управляющего органа.
  4. Перечень должностных лиц фирмы, которые наделены правом получать и расходовать подотчетные финансовые средства на организацию служебных мероприятий.
  5. Утвержденный порядок предоставления подотчетных ценностей на представительские мероприятия.
  6. Бюджет представительских затрат. В нем необходимо отобразить величину предполагаемых расходов и цели предназначения.
  7. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию и проведение конкретного мероприятия.
  8. Отчет о произведенных представительских затратах. Данный расходный акт обязательно должен отражать все фактически потраченные денежные суммы, ссылки на подтверждающие документальные акты, подписываться руководителем предприятия.
  9. Отчет о дарении материальных ценностей, которые являлись собственностью предприятия. При этом должно четко указываться наименование продукции, ее количество, сведения о лице, которому был адресован подарок.
  10. Меню, в случае если делегация питалась в общепите, которое принадлежит организации.
  11. Авансовый отчет со следующими подлинными дополнениями: контрольно-кассовые чеки, где подробно расписывается вид и количество материальных ценностей, счета из мест общественного питания, торгово-закупочные акты, бухгалтерские накладные.

Для грамотного оформления представительских затрат, кадровый сотрудник предприятия должен выполнять требования статьи 9 №129-ФЗ от 21.11.1996., а именно, обязательно во всех оформляемых бумагах по данным расходам должен отобразить следующие сведения:

  • наименование документального акта;
  • дата формирования;
  • порядковый номер согласно учету канцелярии;
  • название предприятия, где формировался определенный документ;
  • содержание хозяйственного процесса;
  • натуральное и денежное выражение измерителя хозяйственного процесса;
  • перечень лиц, ответственных за оформление и осуществление хозяйственного процесса, назначенных распоряжением руководителя;
  • подписи ответственных лиц.

Помимо этого, в оформляемых документах по представительским расходам нужно указать такие данные:

  1. Точную дату официальной встречи.
  2. Место, где проводилось или будет проводиться деловое мероприятие, с указанием конкретного адреса.
  3. Проект встречи, заседания или других проводимых мероприятий.
  4. Перечень всех членов организации, принимавших участие в мероприятии. При этом нужно прописывать участников как со стороны предприятия-организатора, так и со стороны сторонней фирмы-гостя.
  5. Задачи, преследуемые мероприятием.
  6. Предполагаемая сумма затрат.
Смотрите еще:  Гигиенические требования к персональным эвм и организации работ

При командировке: финансовый директор ООО «Цемент» Кондратенюк В.И. был командирован в г. Липецк для ведения деловых переговоров с уполномоченными сотрудниками ООО «Бетонит». Задача данных переговоров заключается в осуществлении совместного ведения бизнеса, а именно, выпуск новой продукции и ее реализация. В соответствии с распоряжением директора предприятия, расходы по проведению мероприятия оплачивает Кондратенюк В.И.

Сумма затрат на осуществление деловой встречи, а именно, ужин в ресторане составил 8678 рублей, при этом НДС составил 1457 рублей.

В бухучете ООО «Цемент» представительские затраты были показаны следующими проводками.

Дт 26 Кт 71 — учтены понесенные Кондратенюком В.И. расходы во время командировочной поездки (8678 рублей – 1457 рублей) = 7221 рубль. Подтверждающими документами являются предоставленные:

  • авансовый отчет;
  • счет-фактура из ресторана;
  • отчет об итогах поездки;
  • акт о результатах проведенных переговорах.

Дт 19 Кт 71 — учитывают сумму НДС по представительским затратам, понесенных командировочным лицом.

В результате проведения культурно-развлекательного мероприятия: в январе 2017 года ООО «Компьютер» организовало деловую встречу с партнерами по бизнесу, программа мероприятий состояла из посещения исторического музея г. Москвы и обеда в японском ресторане «Тануки». Для осуществления данной программы сотруднику ООО «Компьютер» Недоеву А.М. были выданы подотчетные наличные средства в сумме 86000 рублей.

Однако, Недоев А.М. на проведение мероприятий, потратил из всей суммы только 68500 рублей, а именно:

  • билеты в исторический музей – 15700 рублей;
  • обед в ресторане «Тануки» — 43800 рублей;
  • доставка к месту назначения деловых партнеров – 9000 рублей.

Бухгалтерский работник ООО «Компьютер» сделал в бухучете следующие проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — выданные подотчетные средства в сумме 86000 рублей (подтверждающий документ – расходный контрольно-кассовый ордер);
  • Дт 44 Кт 71 — взяты к учету затраты на посещение музея и обед (15700 + 43800) = 59500 рублей (акты – чек из ресторана, билеты из музея, авансовый отчет);
  • Дт 50 Кт 71 — возвращение неиспользованных денежных средств в кассу предприятия 17500 рублей (доказательство – наличие приходного кассового ордера);
  • Дт 44 Кт 76 — счет, выставленный транспортной фирмой за предоставленные услуги, равен 9000 рублей (подтверждение – счет-фактура).

Приказ является внутренним распорядительным актом предприятия и должен включать следующую информацию:

  • название субъекта хозяйствования;
  • наименование акта (приказ, служебное поручение или распоряжение);
  • цель и задачи запланированного мероприятия;
  • резолютивные определения, касающиеся определенных лиц (это могут быть сотрудники, на которых возлагается ответственность проводимой программы или задачи);
  • утверждающая подпись непосредственного руководителя организации;
  • ознакомительные подписи сотрудников, на которых возложены те или иные обязательства;
  • список дополнений, если таковые существуют.

Положение должно иметь следующие разделы:

  • информация о предназначении документального акта;
  • перечень понятий и терминов, используемых в положении;
  • задачи осуществления учитываемых затрат;
  • указание местоположения, где будут проводиться официальные мероприятия;
  • перечень организаций, задействованных в планируемом проведении мероприятия;
  • список представительских расходов;
  • порядок составления учета представительских расходов;
  • правила взаимоотношений со сторонними компаниями.

Правильно оформленный акт обязательно должен содержать следующую информацию:

  • затраты, понесенные в результате проведения представительских мероприятий;
  • денежное выражение осуществляемых расходов согласно смете;
  • фактические затраты, которые выражаются в денежном эквиваленте;
  • наименование документов, подтверждающих проведение представительского процесса;
  • подпись главного бухгалтера организации;
  • утверждающая подпись руководителя компании.

Для формирования отчета отображаются следующие сведения:

  • дата составления;
  • основная тематика проведенной представительской программы;
  • итог проведенного мероприятия;
  • перечень лиц, принимавших участие в запланированной программе;
  • место и время проведения программы;
  • список подтверждающих документов.

Подробное определение данного типа расходов представлено в данном видео.

Как правильно оформить представительские расходы — пример?

Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

  • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
  • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
  • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

  • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
  • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2018 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

  • приказ о проведении представительского мероприятия;
  • смета фирмы по ПР;
  • отчет по ПР;
  • первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

  • отчета;
  • первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

  • первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
  • любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

  • приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
  • смета ПР;
  • отчет о расходах;
  • акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

  • отчет о бизнес-мероприятии;
  • первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

  • о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • фактическом количестве посетителей;
  • фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
  • первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году

В документе могут отражаться:

  • сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • дата, место его проведения;
  • сведения о количестве организаторов и гостей;
  • перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
  • сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
  • сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.
Смотрите еще:  Если просрочен штраф гибдд на 2 месяца

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

  • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
  • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

  • наименование;
  • дату составления документа;
  • название фирмы;
  • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
  • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
  • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

Компании, корпорации и другие субъекты хозяйствования стремятся улучшить свою деятельность и увеличить показатели доходности. Прибыль — основная цель работы организации. Для того чтобы расти и развиваться, предприятия устанавливают тесные связи друг с другом. Совместные усилия помогают добиться больших высот и процветания.

Обеспечение достойной встречи деловых партнеров требует значительных финансовых затрат. Эта статья расходов предполагает достаточно обширный перечень мероприятий. В налоговом учете их относят на «Представительские расходы». Каждый бухгалтер знает, что подобные затраты привлекают наибольшее внимание Государственной налоговой службы. Это связано с тем, что статья уменьшает величину налогооблагаемой чистой прибыли хозяйственной единицы.

Представительские расходы содержание

Организационные траты распространяются на гостей и на представителей встречающего предприятия. Местом, где проводится встреча или прием деловых партнеров, может быть ресторан, кафе, встреча может состояться и в офисе компании. Все зависит от предпочтений встречающей стороны и характере уже налаженных партнерских отношений. Деловой прием определяется НК РФ как мероприятия по обеспечению комфортной обстановки для проведения переговоров или заседаний. Обслуживание подразумевает следующие затраты:

  • подача автомобиля;
  • сопровождение иностранных партнеров;
  • услуги переводчика;
  • ресторанный сервис;
  • оплата услуг наемного водителя.

Вне зависимости от чего формируются траты?

Существует целый ряд факторов, которые не играют роли в процессе образования затратной статьи в бухгалтерии, которая относится к налаживанию партнерских отношений при личных встречах.

К ним относятся:

  1. Время приема. Не важно в котором часу дня происходит встреча, рабочее это время или нет. Траты относятся к представительским и в случае проведения мероприятий или заседаний вне рабочей недели.
  2. Место организации встречи. В выборе предприятия ограничиваются офисом или рестораном. Если формат заведения не соответствует важности приема, то к затратам представительским подобные расходы относить нельзя.
  3. Участниками переговоров могут быть лица должностные и частные, а также клиенты компаний.
  4. В случае если размер трат не выходит за пределы нормы, количество участников не имеет значения.
  5. Результат встречи не может повлиять на величину трат. Будет ли налажено сотрудничество или нет, выплаты производились. А значит, признаются представительскими.

Соблюдение норм и правил ведения учета представительских расходов, как оформить, пример представлены в статье.

Место трат в налоговом учете

Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.

Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.

Перечень документов предшествующих формированию статьи затрат

Документальное подтверждение выделения средств на проведение встреч и переговоров служит основой для списания затраченных сумм.

Основанием для трат служит:

  • Приказ вышестоящего руководства, директора или лица, его замещающего. Этот документ включает конкретные время и дату проведения встреч, место переговоров, перечень всех участников.
  • Смета затрат на проведение мероприятия. Составляется раздельно по каждому этапу возникновения трат: транспорт, обслуживание в ресторане. Документ утверждается в обязательном порядке директором предприятия.
  • Перечень, указывающий на последовательность проведения мероприятий. Действует только с приказом.
  • Отчет о результатах встреч. Составляет его ответственное лицо, он имеет схожую структуру с приказом. Отражает результат встречи.
  • Акт списания расходов. Отражает полную картину в денежном выражении. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
  • Первичные документы, подтверждающие траты: акты выполненных работ, чеки и т. д.

Стоит отметить, что законодательно утвержденного перечня внутренних распоряжений не существует. Это остается на рассмотрение руководства.

Нормирование части прочих расходов

Существует четкое определение суммы затрат на организацию встреч и приемов. Этот показатель на может превышать 4 % от фонда заработной платы сотрудникам предприятия за период отчетности. Величина трат на представительство отражается нарастающим итогом в годовом отчете.

Дата, когда утвержден авансовый отчет на представительские расходы, считается точным временем их осуществления. В случае если хозяйственная единица использует метод начисления, то расходы относят к косвенным в пределах отчетного периода.

Кассовый способ отражения трат отражает свершенные выплаты только по предоставлению документации, подтверждающей их осуществление. Это чеки, акты выполненных работ.

НДС в учете представительских расходов

Очень важным является списание сумм налога на добавленную стоимость предприятий, организующих приемы и встречи с партнерами. За все товары и услуги, которыми пользовались представители организации, начисляется обязательный налог. Сумму его можно вычесть их налогооблагаемой прибыли организатора мероприятия. Регламентируются подобные расчеты статьями 171-172 НК Российской Федерации. Возможно снижение изымаемых сумм в определенных случаях:

  • если в наличии счет-фактура с указанием сумм НДС;
  • расходы на представительство принадлежат тому виду деятельности предприятия, который налогом облагается;
  • расходы должным образом оформлены в бухгалтерии.

Когда при организации переговоров и встреч проводится ряд мероприятий, ответственные лица имеют представление о том, как издержки могут повлиять на дальнейшее обложение налогами прибыли. Поэтому оформляют заказы только у тех исполнителей, которые могут предоставить счет-фактуру. Например, розничные магазины не всегда выдают чеки с отдельно выделенной суммой НДС. А значит, ее нельзя вычесть в дальнейшем налогообложение прибыли.

Пример расчета представительских расходов

Важно, что учитывается только сумма НДС нормируемых представительских расходов. Если траты произошли сверх нормы, то они относятся к прочим внереализационным расходам и не влияют на величину прибыли при налогообложении. Отражаются на счете 91, субсчете 2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы НДС представительских затрат сверх нормы никак не отражаются.

Возможно, что разница в учете бухгалтерском и налоговом составит сумму НДС от сверх расходов, ее учитывают в постоянном налоговом обязательстве.

В бухучете НДС на представительские расходы, как оформить пример:

Продукция ООО «Рост» облагается НДС. В марте 2018 г на предприятие была организовывана встреча с партнерами.

Похожие статьи:

  • У кого повысится пенсия с 1 апреля 2019 года 1 апреля 2019 года в России состоится официальная индексация пенсий: кому и на сколько Будет ли индексация пенсий с 1 апреля 2019 года? Или ничего ждать пенсионерам уже не стоит? […]
  • Спор макарова Арбитраж корпоративных споров (О.А. Макарова, журнал "Журнал предпринимательского и корпоративного права", N 4, октябрь-декабрь 2016 г.) Арбитраж корпоративных споров доцент кафедры […]
  • Требования к обслуживанию на предприятиях общественного питания Услуги общественного питания. Общие требования к методам и формам обслуживания на предприятиях общественного питания Стандарт устанавливает общие требования к методам и формам обслуживания […]
  • Как получить налоговый вычет за покупку квартиры по месту работы Документы для оформления налогового вычета за жилье Для того чтобы вернуть налог за покупку квартиры, в налоговую инспекцию необходимо предоставить комплект документов. Для разных ситуаций […]
  • Составить договор купли-продажи дома с земельным участком Каковы особенности договора купли-продажи жилого дома с земельным участком? Договор купли-продажи жилого дома с земельным участком должен быть заключен в письменной форме и подписан обеими […]
  • Претензия о нарушении договора поставки Претензия по договору поставки при нарушении срока Обязательна ли претензия при нарушении срока? Обычно в договоре поставки прописывается условие о внесудебном (досудебном) урегулировании […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.