Как оформить использование служебного автомобиля в служебных целях

Как оформить использование служебного автомобиля в служебных целях

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2).
Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3):
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы*(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5).

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства. Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца*(7).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8).

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.
Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10).

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»*(11).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.
Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13).

Экспертиза статьи:
С. Родюшкин,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

*(1) письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/[email protected]
*(2) п. 11 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161
*(3) п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(4) п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214
*(5) пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009
*(6) пост. ФАС МО от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10
*(7) п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(8) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
*(9) ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ
*(10) п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ
*(11) приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р
*(12) письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57
*(13) письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6

Как оформить использование служебного автомобиля в служебных целях

В некоторых компаниях автомобили, находящиеся на балансе, используются работниками не только в служебных, но и в личных целях. В связи с этим многих работодателей волнует вопрос, как правильно оформить данную процедуру, какие документы для этого требуются.

Ответ на эти и другие вопросы найдёт Александр Трифонов в новом выпуске программы «Находим ответ» с помощью готовых решений.

У вас недостаточно прав для комментирования. Пройдите регистрацию

2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Главная → Интересные статьи → 2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Прежде чем начнете знакомиться со статьей, подумайте есть ли у вас такие вопросы…

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:

  • Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
  • Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Смотрите еще:  Договор ссуды между физическим и юридическим лицом

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

  • путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
  • компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

  • К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное. Подробнее.

ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ.

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

  • эксплуатация для личных целей;
  • эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
  • Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях. Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

  • момент выгоды для коммерческой организации;
  • момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

  • К сведению!
    Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100% . Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки. Подробнее.

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

  • Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
  • Договор аренды (субаренды);
  • Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:

  • Либо вы ставите табу на личное использование;
  • Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
  • Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?

Ответ: Использование служебного автомобиля в личных целях работником можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля на время личного использования следует осуществлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля.

Обоснование: Действующим законодательством РФ вопрос предоставления работникам организации права на использование находящихся на балансе организации транспортных средств в личных целях никак не регламентирован. Каких-либо рекомендаций в данном случае законодательством также не предусмотрено.

Полагаем, что если использование служебного автомобиля в личных целях осуществляется без материальной выгоды для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как безвозмездные.

Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными. Данные правоотношения регулируются гражданско-правовым договором безвозмездного характера.

В соответствии со ст. 423 Гражданского кодекса РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Объектом договора могут выступать различное имущество, вещь, услуга и т.п. (ст. 128 ГК РФ).

Сторонами договора будут являться участники безвозмездной сделки.

Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Статья 161 ГК РФ допускает заключение договора между организацией и физическим лицом в письменной форме.

К правоотношениям между работником и организацией по безвозмездному пользованию служебным автомобилем в личных целях применимы нормы о договоре безвозмездного пользования, который не предусматривает перехода права собственности.

Согласно ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне, а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в соответствии со ст. 690 ГК РФ коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицу, являющемуся ее учредителем, участником, руководителем, членом ее органов управления или контроля.

Ссудополучатель (в данной ситуации — работник) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).

Смотрите еще:  Проспект мира страховка

При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не требуется. Личные поездки работника в путевом листе не отражаются.

При этом каждый раз, когда служебный автомобиль будет передаваться работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля, закрепив соответствующую обязанность за должностным лицом (к примеру, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля). Основанием для составления акта будет являться договор безвозмездного пользования.

Соответственно, рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника. Закрепить и утвердить методику нужно приказом работодателя.

Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.

По договору аренды транспортного средства без экипажа согласно ст. 642 ГК РФ арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Указанный договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК РФ), в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон. Арендатор (в данном случае — работник) в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

Ввиду того что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ст. 9 Трудового кодекса РФ), право работника на пользование служебным автомобилем в личных целях на основании договора безвозмездного пользования либо договора аренды транспортного средства без экипажа можно закрепить в трудовом договоре с ним.

Таким образом, использование служебного автомобиля в личных целях можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля для личных целей следует оформлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля. Порядок раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях следует закрепить в соответствующей методике, утвержденной приказом работодателя.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все об уточненной налоговой декларации» автора Сушонковой Елены

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все о счетах-фактурах» автора Сушонковой Елены

Подписывайтесь на нас:

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Поговорим, кому и в каком размере выплачивается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году.

Главные новости февраля для бухгалтера

Кому нужно выплачивать компенсацию

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 208 году положена сотрудникам, которые часто выезжают по служебным делам. Определяет таких сотрудников руководитель. А список оформляет соответствующим приказом.

Кроме компенсации сотруднику нужно возместить расходы, которые он понес при эксплуатации своего имущества (ст. 188 ТК РФ).

Обратите внимание, с пециалисты Минфина считают — нужно оформлять путевые листы, чтобы выплачивать компенсацию. Но М интранс России изменил состав реквизитов путевого листа. Посмотрите, как его теперь оформить правильно, в статье » Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя».

Как оформить выплату компенсации

Условие о том, что работнику положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019, можно оформить соответствующим приказом руководителя. Но проще всего предусмотреть в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему. Образцы оформления смотрите ниже.

Если выплата компенсации будет оформлена приказом руководителя, укажите в нем конкретные сроки выплаты. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ. Образец смотрите ниже.

Как начислить компенсацию за использование личного транспорта

Компенсацию нужно начислять ежемесячно и в твердой сумме. Ее размер сотрудник и работодатель определяют в письменном соглашении. Количество календарных дней в месяце значения не имеет. Если сотрудник не выполнял на автомобиле служебные обязанности, компенсацию ему за это время не начисляйте.

Например, Иванов А.И. с 1 по 7 августа находился на больничном. С 8 по 19 августа был направлен в командировку. А с 20 августа ушел в ежегодный отпуск. За август Иванову А.И. компенсация не положена.

Не допустить ошибок в расчетах с работниками просто – надо оформить подписку на журнал «Зарплата». Ведь в каждом номере журнала вас ждут решения по самым горячим проблемам – все написано доступным и простым языком со ссылками на законодательство и арбитражную практику.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019: учет

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но только в пределах установленных норм. А нормы определяются трудовым договором или приказом на выплату компенсации (письма Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Есть случаи, когда при выплате компенсации нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Например, сотрудник управляет автомобилем, которым владеет его брат. Удержите в этом случае НДФЛ и начислите страховые взносы на сумму компенсации.

Сумму компенсации разрешено учесть при расчете налога на прибыль и единого налогу по УСН с объектом доходы минус расходы в пределах норм. Допустимые для этих целей размеры компенсаций утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Нормы ежемесячной компенсации такие:

  • объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно) — 1200 руб.;
  • объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб.;
  • мотоциклы — 600 руб.

Пример. Иванов А.И. исполняет служебные обязанности на своем транспорте. Руководитель ООО «Альфа» установил ему ежемесячную компенсацию в размере 2000 рублей. Объем двигателя автомобиля Иванова А.И. 1600 куб. см.

При расчете налога на прибыль бухгалтер учел компенсацию в размере 1200 рублей. Он включил ее в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

800 рублей бухгалтер прибыль не учел, так как эта сумма превышает установленные нормы.

Путевые листы на компенсацию

Итак, работнику начислена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году. А нужно ли оформлять путевые листы, чтобы ее выплатить? Специалисты Минфина считают, что нужно.

Путевой лист – это первичный документ. Он подтвердит, что транспорт сотрудника действительно использовался для служебных поездок. Это поможет обосновать понесенные расходы (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

Путевой лист нужен, чтобы подтвердить возможность не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, не начислять страховые взносы. А также он потребуется, чтобы учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и единого налога при УСН.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Как определить использование служебного автомобиля в личных целях. Например если выехал с работы и где-то возле магазина простоял один час в ожидании другого сотрудника которого надо забрать с собой это использование в личных целях или нет?

Доброго времени суток. Если простоял в ожидании сотрудника, который выполнял рабочую функцию, а ваша обязанность — возить его — то это использование в служебных целях. Если простояли в ожидании сотрудника, который просто ходил по магазинами или ваши обязанности не заключаются в извозе сотрудников — то использование в личных целях. Но тут надо смотреть коллективный договор, должностную инструкцию и т.д и т.п.

Использование служебного автомобиля в личных целях. Посещение больницы на больничном листе. Какое наказание? Путевых листов нет.

Работодатель может оформить аренду автомобиля с последующим вычитание ГСМ из вашей зп. Если конечно не было умысла к неправомерному завладению автомобилем или иным транспортным средством без цели хищения.

В приказе руководителя на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях указана автомашина с одним госномером. А в путевом-автомашина с другим госномером. Принимаются ли расходы?

Доброго времени суток! Не можете принять в расходы по компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях того автомобиля, который не указан в приказе.

Здравствуйте, Ольга Николаевна! Нет, не принимается. Приказ нужно было изначально издавать без марки и номера машины. А теперь нужно издавать второй приказ.

Нет расходы приниматься не будут. Нужно менять приказ, чтобы номер машины был одинаковым и в приказе и в путевом листе. Тогда бухгалтерия пропустит платеж.

Здравствуйте! Госномера номера автомобилей должны совпадать, если списание расходов осуществляется на основании путевого листа, а не установленного норматива-1200 рублей.

Доброго времени суток! Нет, вам могут отказаться в выплате компенсации за использование автомобиля, так как путевой лист не соответствует действительности.

Доброго времени суток. Нет в этом случае, Вы не можете принимать данные расходы, потому что они не связаны с транспортным средством, а потому не сможете подтвердить эти расходы документально.

Использование служебного автомобиля бюджетной организации в личных целях, какую норму закона мы нарушаем?

Здравствуйте. Смотря что вы имеете в виду использования в личных целях и какой вид деятельности осуществляет ваша организация.

Что грозит работнику за использование служебного автомобиля в личных целях, без разрешения начальства (перевоз молочных продуктов)

Дисциплинарное взыскание — замечание или выговор, если организация понесла убытки — взыскание убытков

Смотрите еще:  Кбк налог на землю физических лиц

Как можно оформить правильно использования автомобиля служебного в личных целях водителей и заправка была тоже за счет водителя? И еще показания спидометра как раз больше чем по путевкам и по ГСМ предприятия. Заранее спасибо.

Здравствуйте. Ответ на ваш вопрос подразумевает разработку правовой позиции и договора. Такие вещи оказываются только на платной основе.

Нужен образец договора на возмещение затрат при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Обратитесь к юристу очно для составления договора.

Вопрос по использованию служебного автомобиля в личных целях. Есть служебный автомобиль, использую в личных целях по доверенности (от юр.лица, подписанная руководителем, заверенная печатью организации). Несколько раз останавливали, смотрели, претензий не было. Последний раз (недавно) остановили и сотруднику ГАИ не понравилась моя доверенность. Он сказал, что доверенности уже год как отменили. Отпустил, но сказал, что доверенность не действительна. Знаю, что вроде бы как могу управлять транспортным средством по данной доверенности, но как отвечать сотрудникам ГАИ? На что ссылаться? Или они правы?.

Доверенности никто не отменял.

Управлять по доверенности можно, их никто не отменял, а теперь просто не обязательно ее иметь, ссылайтесь на ч. 4 ст.185.1. Удостоверение доверенности ГК РФ. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Как оформить долату директору за использование личного автомобиля в служебных целях.

Здравствуйте. Договор с ним составьте на компенсацию по ст. 188 ТК РФ

Не знаю как написать заявление об использовании личного автомобиля в служебных целях-работаю в бюджетной организации.

Так и пишите, что б вам возместили затраты на покупку ГСМ, доплату за работу водителем и т.д. Нужно договорится в работодателем

Какое наказание предусматривается за использование служебного автомобиля в личных целях.

Выговор, замечание, увольнение. И могут взыскать расходы по эксплуатации авто

Как правильно оформить приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях, в бюджетной организации, на период отпуска основного работника.

Составления данного документа услуга платная — вы можете обратиться с пакетом документов к любому юристу для составление приказа. Он должен соответствовать Постановлению Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

В связи с использованием личного автомобиля в служебных целях, разъездной характер работы торгового представителя, можно вернуть компенсацию за использование личного транспорта за прошедший период.

Можно, но при услвоии, если данная возможность предусмотрена локальными актами вашей организации.

Я использую личный автомобиль в служебных целях. Для компенсации его использования у нас на фирме ввели путевые листы.
Нужно ли их заполнять вообще для такой коменсации с точки зрения налоговой? И если да, то надо ли это делать каждый день? Если не заполнить несколько дней, то можно ли получать фиксированную сумму в месяц? Или незаполнение нескольких дней, будет основанием для налоговиков отклонить законность начисления фиксированной суммы и они могут ее потребовать уменьшить, соразмерно незаполненным дням?

Путевой лист заполняется ежедневно, если только вы направлены в командировку.

Пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях?

Подскажите пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях? Ирина, оформить договор аренды автомобиля.

Скажите при использовании личного автомобиля в служебных целях обязательно ли наличие водительских прав у собственника? У нас есть штатный водитель, но нет автомобиля, а у другого сотрудника есть автомобиль, сотрудник согласен на использование его в служебных целях, но у него нет права управления автомобилем, можно ли заключить доп. соглашение к трудовому договору и выплачивать компенсацию?

Здравствуйте, Татьяна! В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, закон определяет, что имущество должно использоваться в интересах работодателя и использоваться работником. Поэтому допом к трудовому тут не обойтись. Заключайте с ним договор аренды транспортного средства.

Нужно ли заполнять путевые листы при использовании личного автомобиля директора в служебных целях? Заключили с ним дополнительное соглашение на компенсацию расходов, издали приказ, сделали расчет амортизации, эту сумму будем компенсировать ежемесячно, еще прописали, что все расходы на обслуживание автомобиля, в. т.ч и ГСМ компенсирует фирма, израсходованные суммы директор подает в авансовом отчете, а нужны ли путевые листы не можем определится.

Ангелина! Путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях и расход бензина.

При получении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях обязан ли работник для получения компенсации кроме прочих документов предоставить еще и путевые листы.

Если в организации этот вопрос не урегулирован внутренним документами, то нет. С уважением, Стыхина Екатерина

Наша фирма выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях работнику, который пользуется им по доверенности. Автомобиль принадлежит другому работнику нашей же фирмы.
Компенсация выплачивается в пределах установленных норм. Должны ли мы уплачивать какие-либо налоги с суммы компенсации? Спасибо.

Компенсация за использование личного автотраспорта в пределах установленных норм налогами не облагается. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекса) освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Согласно ст.188 Трудового Кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом Кодекс не уточняет, на каком вещном праве имущество «принадлежит» работнику (собственность, аренда, временное безвозмездное пользование). Также законодатель не предусмотрел, что личный автомобиль должен быть на праве собственности у того, кому эта компенсация выплачивается. Учитывая все эти обстоятельства, МНС РФ разъяснило, что для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке. (Письмо МНС РФ от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Какова сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях была в 2003 г.?

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 15 ноября 2002 г.) устанавливаются следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно — 1200 руб./месяц свыше 2000 куб.см — 1500 руб/месяц Эти нормы применяются для целей налогообложения, а что касается трудовых отношений, то размер компенсации определяется по соглашению сторон.

Помогите, пожалуйста, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях облагается подоходным налогом или нет.

Уважаемая Ирина! Подоходным налогом облагаются доходы, а компенсация за использование автомобиля в служебных целях направлена на то, чтобы возместить расходы и износ транспорта. С уважением, Пономарева Ирина Александровна.

Похожие статьи:

Перспектива. 2019. Все права защищены.