Договор архивного хранения образец

Оглавление:

ГКУ РО «Центр хранения
архивных документов в городе
Шахты Ростовской области»

Образец договора

между государственным казенным учреждением Ростовской области
«Центром хранения архивных документов в городе Шахты
Ростовской области» и ________ (наименование организации)

о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области», именуемый в дальнейшем ЦХАД, действующий на основании Устава, в лице директора Джужуевой Н.Г., с одной стороны, и … действующаяна основании Устава, именуемая в дальнейшем «организация», в лице … с другой стороны в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, совершенствования делопроизводства, повышения эффективности использования документной информации в управленческой деятельности и решении производственных задач, заключили договор о нижеследующем:

1. Предмет договора.

1.1. ЦХАД принимает на себя:
1.1.1. Безвозмездно:

  • приём документов на государственное хранение;
  • обеспечение сохранности документов, переданных в ЦХАД;
  • оказание консультативно-методической помощи организации в совершенствовании работ с документами.

1.1.2. На договорной основе или силами организации:

  • проведение экспертизы ценности документов, комплекс работ по упорядочению документов общего делопроизводства;
  • разработка нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архива (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т. д.);
  • подготовка кадров для работы с документами и ведения архива.

1.2. Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ.
1.2.1. Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств.
1.2.2. Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации.

2. Ответственность сторон.
2.1. За нарушение принятых по договору обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

3. Другие указания и условия _____________________________________________________

4. Срок действия договора.
4.1. Действие настоящего договора устанавливается со дня подписания его сторонами до ликвидации организации.

5. Юридические адреса сторон:

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области»
г. Шахты, 346510, ул. Жукова, 5-а

Директор
ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

Договор на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

ДОГОВОР N___ на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

_______________, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице ______________, действующее на основании Устава, с одной стороны, и ______________________________, именуем_____ в дальнейшем «Заказчик», в лице _____________________, действующее на основании ______________________, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Исполнитель по заданию Заказчика оказывает архивные услуги и услуги по упорядочению документов, в том числе:

1.1.1. Услуги по хранению архивных документов Заказчика;

1.1.2. Услуги по организации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив;

1.1.3. Услуги по использованию архивных документов;

1.1.4. Услуги по представлению архивной информации по тематическим, генеалогическим, имущественным и социально-правовым запросам;

1.2. При приеме документов Исполнитель представляет Заказчику акт приема-передачи документов.

1.3. Дата начала оказания услуг и выполнения работ «___»_________ ____ г.

Дата окончания «___»__________ ____ г..

1.4. Работы выполняются по месту нахождения Заказчика в помещении архива (или в кабинете N _____).

Заказчик обеспечивает условия для сохранности передаваемой Исполнителю документации, в том числе от несанкционированного доступа, залива, пожара, иного уничтожения.

1.5. Со стороны Заказчика исполнение Договора курирует _______________________, телефон _______________.

2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

2.1. Все переданные Исполнителю документы, а также содержание настоящего Договора, считаются конфиденциальными.

2.2. Исполнитель по требованию Заказчика незамедлительно возвращает Заказчику все документы (включая (без ограничения) печатные, рукописные, электронные носители), предоставленные Заказчиком или любым из его представителей Исполнителю или разработанные Исполнителем в ходе выполнения своих обязательств по настоящему Договору.

2.3. Обязательства Сторон в отношении соблюдения конфиденциальности информации о Заказчике сохраняют силу и после прекращения действия настоящего Договора в течение _____ лет.

3. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

3.1. Материалы, оборудование и энергию, необходимые для выполнения Работ, предоставляет ___________ (Исполнитель/Заказчик). Перечень материалов, оборудования и энергии, предоставляемых для выполнения Работ, указан в Приложении N 2, являющемся неотъемлемой частью Договора.

Предоставленное оборудование должно быть возвращено при передаче результата Работ Заказчику.

3.2. Риск случайной гибели или случайного повреждения документов, материалов и оборудования несет ______________ (Исполнитель/Заказчик/Сторона, их предоставившая).

Стоимость документов, материалов и оборудования для целей возмещения убытков, причиненных их случайной гибелью или случайным повреждением, согласовывается Сторонами в соответствующем Перечне.

3.3. Риск случайной гибели или случайного повреждения результата выполненной Работы до ее приемки Заказчиком _______________ (Исполнитель/Заказчик).

3.4. Исполнитель ____________________ (обязан выполнить Работы лично/вправе привлекать к выполнению Работ других лиц (субподрядчиков).

3.5. Качество результата Работ должно соответствовать требованиям Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: _________________________.

3.6. В случае обнаружения недостатков Работ после приемки, в том числе при сдаче в _______________ архив, Исполнитель обязуется устранить выявленные недоработки в течение _____ дней с момента предъявления требования Заказчика.

3.7. Заказчик в течение срока выполнения Работ обеспечивает беспрепятственный доступ Исполнителя в помещение архива (и в кабинет N _____).

4. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА СТОРОН

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Соблюдать режим конфиденциальности и сохранности документов при выполнении Работ и услуг.

4.1.2. Совместно с хранителем архива Заказчика выверить наличие и состояние документов, анализировать и оформлять результаты такой проверки.

4.1.3. Провести экспертизу ценности документов и их соответствия установленным перечням.

4.1.4. Вносить предложения по уничтожению документов с истекшими сроками хранения или не подлежащими дальнейшему хранению.

4.1.5. Составляет описи сформированных дел.

4.1.6. При необходимости вносить предложения по восстановлению отдельных недостающих документов.

4.1.7. Копировать и выдавать копии документов, выписок из документов из находящихся в работе документов или из сформированных дел.

4.1.8. Сдать готовые результаты Работ в согласованные Сторонами сроки.

В случае, если у Заказчика имеются претензии к качеству результата Работ, согласовать с Заказчиком сроки и порядок устранения выявленных недостатков.

4.2. Исполнитель вправе привлекать в целях выполнения отдельных Работ по настоящему Договору субподрядчиков, при этом Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком за действия и/или бездействие субподрядчиков как за свои собственные.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Не позднее _____ дней с момента заключения Сторонами настоящего Договора обеспечить условия для выполнения Работ и услуг Исполнителем.

4.3.2. По получении от Исполнителя уведомления о готовности результата Работ к сдаче согласовать дату, принять результат Работ не позднее согласованной даты.

4.3.3. Оплатить выполненную Работу Исполнителя в соответствии с условиями настоящего Договора.

4.4. Заказчик вправе в любое время проверять ход исполнения Работ и оказания услуг, не вмешиваясь в деятельность Исполнителя.

5. ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

5.1. По окончании Работ Исполнитель сообщает Заказчику ____________________ (в простой письменной форме с отметкой о вручении, по электронной почте с подтверждением получения, по факсу и т.д.) о готовности результата Работ к сдаче.

5.3. Заказчик, принявший Работы без проверки ____________ (лишается/не лишается права ссылаться на недостатки Работ, которые могли быть установлены при обычном способе их приемки (явные недостатки)).

6. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

6.1. Цена Работ и услуг по Договору составляет _____ (_________) рублей, в том числе НДС — _____ (__________) рублей.

6.2. Оплата по Договору производится ____________________ (не позднее чем за _____ дней до начала выполнения Исполнителем Работ и услуг (предварительная оплата)/в течение _____ дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки выполненных Работ и услуг/в следующем порядке: часть цены Работ и услуг в размере _____ (__________) рублей, в том числе НДС _____ (__________) рублей, Заказчик оплачивает до начала выполнения Исполнителем Работ и услуг (предварительная оплата), оставшуюся часть цены Работ в размере _____ (__________) рублей, в том числе НДС _____ (__________) рублей, Заказчик оплачивает в течение _____ дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки выполненных Работ и услуг).

6.3. Все расчеты по Договору производятся в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на указанный Исполнителем расчетный счет. Обязательства Заказчика по оплате считаются исполненными на дату зачисления денежных средств на корреспондентский счет банка Исполнителя.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. За нарушение сроков выполнения Работ и услуг Заказчик вправе требовать от Исполнителя уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от цены Работ (п. 6.1 Договора) за каждый день просрочки.

Смотрите еще:  Ндфл на пособие по уходу за ребенком

7.2. За нарушение сроков оплаты, указанных в п. 6.2 настоящего Договора, Исполнитель вправе требовать с Заказчика уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

7.3. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне _______________ убытки в полной сумме сверх предусмотренных Договором неустоек/убытки в части, не покрытой предусмотренными Договором неустойками/только убытки/только предусмотренные Договором неустойки.

7.4. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору при возникновении непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: ____________________________ _____________________________________________________________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

8.3. Документ, выданный ____________________ (Торгово-промышленной палатой, уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _______________, то каждая Сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.

9. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

9.1. Договор действует в течение _____ с даты его заключения.

9.2. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемыми частями Договора.

9.3. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

10. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

10.1. Стороны будут стремиться к разрешению всех возможных споров и разногласий, которые могут возникнуть по Договору или в связи с ним, путем переговоров.

10.2. Споры, не урегулированные путем переговоров, передаются на рассмотрение суда в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

11.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

11.3. К Договору прилагаются:

— Акт приема-передачи документов (Приложение N 1);

— Перечень материалов и оборудования, предоставляемых для выполнения работ (Приложение N 2).

Порядок и сроки хранения договоров в организации

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Из статьи вы узнаете:

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Как осуществляется временное хранение договоров

Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:

Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие;

Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения.

Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом.

Сроки хранения договоров в архиве

Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:

Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так:

При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

Смотрите еще:  Органы опеки и попечительства в ростове-на-дону кировский район

Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора

При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.

Ловушки договора архивного хранения. Безвозвратное изъятие документов

Безвозвратное изъятие – дополнительная услуга

С юридической точки зрения, безвозвратным является окончательное изъятие документов, если в заказе на изъятие есть соответствующее указание. Если документы были изъяты из хранилища без отметки о безвозвратности, изъятие считается временным. С технологической стороны, такое изъятие сводится к выгрузке документов и работе с данными (поставщик услуг удаляет информацию в системе учета).

Возврат документов заложен в договор хранения по определению (ст. 886 ГК РФ). Вернуть документы заказчику – обязанность компании-хранителя. Но рынок переиграл эту ситуацию в свою пользу: из правовой обязанности безвозвратное изъятие документов превратилось в обязательную дополнительную услугу.

В решении Арбитражного суда города Москвы от 8 июня 2017 по делу № А40-41904/17-172-399 года указано, что услуги по изъятию носителей информации (временное или постоянное) и услуги по безвозвратному изъятию носителей информации из хранилища по запросу, с удалением информации из компьютерной системы учета, являются самостоятельными услугами, которые не входят в состав услуг по хранению принятых вещей. Это делает невозможной выдачу документов «по первому требованию», на практике означающее: по первому требованию, но только после оплаты согласно прайсу дополнительных услуг.

Что может потребовать оплатить архивная компания при безвозвратном изъятии

Плата за безвозвратное изъятие

Представляет собой платеж за изъятие коробов (дел, документов) из архивохранилища. Расчет стоимости услуги безвозвратного изъятия ведется исходя из единицы учета, установленной договором: короб, дело, документ. Если в систему учета были внесены не только короба, но и документы (на них ставится штрихкод), стоимость безвозвратного изъятия многократно возрастет.

Компания «МЕТРО Кэш энд Керри» оспаривала в суде тарификацию и сумму безвозвратного изъятия по договору внеофисного хранения. Истец был не согласен с «двойной тарификацией»: отдельно за короба (894 штуки) и отдельно за файлы (33 554 штуки). Девятый арбитражный апелляционный суд города Москвы в постановлении от 18 мая 2017 года по делу № А-40-132074/2016 счел необоснованной жалобу компании, указав, что в составе коробов как самостоятельные единицы учета были зарегистрированы файлы, которые, как и короба, нужно было снять с учета. За изъятие файлов «МЕТРО Кэш энд Керри» заплатила 1 638 388 руб., что почти в 40 раз больше стоимости изъятия коробов.

Дополнительные услуги

Помимо платы за постоянное изъятие (безвозвратное изъятие), архивная компания может потребовать оплату сопутствующих услуг, без которых изъятие невозможно. Это могут быть поиск (подбор) коробов (дел, документов) и удаление учетных данных из архивной системы. Иногда дополнительные услуги скрываются под формулировкой «обработка документов при постоянном изъятии». К ним также может добавиться доставка (вывоз).

Когда в 2016 году «Пробизнесбанк» отказался продлевать договор хранения, архивная компания выставила ему счет на оплату дополнительных услуг по безвозвратному изъятию документов, которые включали: изъятие носителей и удаление информации из компьютерной системы. 629 160 руб. – в такую сумму поставщик оценил изъятие 18 070 коробов. Работа с данными стоила в полтора раза дороже – 993 905 руб. (решение Арбитражного суда города Москвы от 8 июня 2017 года по делу № А40-41904/17-172-399).

650 391 руб. по решению Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 23 декабря 2013 года по делу № А56-53780/2013 должна была выплатить компания «Евросеть-Ритейл» за поиск документов, подлежащих безвозвратному изъятию. Согласно заключенному сторонами договору, архивная компания обязалась принять на хранение документы клиента и оказать иные приведенные в приложении услуги. К дополнительным услугам, которые могли быть оказаны по желанию заказчика, относился поиск короба, папки или документа.

Каждый короб на счету

Архивные компании готовы предоставить бесплатные короба на весь срок действия договора. Правда, бесплатными они будут только на время хранения. Некоторые поставщики предупреждают об этом, но не в договоре, а в дополнительном соглашении. В нем может быть указано, что заказчик обязан заплатить за короба в случае безвозвратного изъятия и порчи, исключающей их дальнейшее использование.

Отметим, что самоуверенные поставщики безвозвратно изъятыми могут посчитать уничтоженные короба, как это было в судебном разбирательстве компании «РОСТА», которой поставщик услуг выставил счет на оплату задолженности в размере 214 607 руб. Но архивная компания не смогла доказать, что клиент заказал уничтожение носителей информации вместе с коробами, а короб, как указала судья, не является носителем информации (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 7 ноября 2016 года по делу № А45-12556/2016).

Компенсация недополученной прибыли

Установление платы за одностороннее расторжение договора по инициативе заказчика – распространенное явление в России. Это позволяет компании, оказывающей услуги, компенсировать сумму потенциальных убытков, а также затруднить расторжение договора, сделав его экономически нецелесообразным. Без фиксации этого условия ей будет сложно доказать ухудшение своего экономического состояния на фоне прекращения отношений с заказчиком.

Если вы решили досрочно расторгнуть договор

В зависимости от условий договора вам придется оплатить: безвозвратное изъятие и сопутствующие ему услуги, и (или) услуги хранения до окончания срока договора, и (или) штраф за досрочное расторжение. Однако арбитражная практика показывает, что, если договор хранения был расторгнут в судебном порядке (в том числе из-за ненадлежащего оказания услуг архивной компанией), и документы возвращены заказчику во исполнение судебного решения, а не архивного договора, плата за безвозвратное изъятие и другие услуги взиматься не будет (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 23 мая 2012 года по делу № А40-47429/11-134-28).

Если договор расторгла архивная компания

Такое может случиться, например, в ответ на ваш отказ принять очередную индексацию архивных услуг. Добросовестная компания должна заблаговременно уведомить вас о желании досрочно прекратить действие договора. Желательно за 90 дней. Скорее всего, за вынужденное безвозвратное изъятие вам придется платить по всем статьям.

Договор хранения истек

В этом случае документы из хранилища нужно изъять – в соответствии с условиями договора и прайсом компании. Как правило, договор автоматически продляется после его истечения, если стороны не заявили об обратном. В этой связи важно вовремя остановить действие договора с архивной компанией: предупредить за 30, 60 или 90 дней – согласно договору.

Вправе ли архивная компания удерживать документы?

Если в договоре архивного хранения закреплено, что поставщик услуг вправе удерживать находящиеся на хранении носители информации до полного или частичного погашения задолженности, то добиться возврата документов можно будет только через суд. Блокировка доступа к документам опасна тем, что вы не сможете предоставить документы по запросам госорганов и третьих лиц. При этом поставщик не будет нести ответственности за ваши убытки.

Советы экспертов при заключении договора архивного хранения

  • Внимательно прочитайте условия договора и дополнительных соглашений. Ознакомьтесь с приложениями. В идеале пункта об оплате услуг по безвозвратному изъятию, сопутствующих ему услуг, штрафов и иных санкций быть не должно.
  • Определите состав услуг и их стоимость при безвозвратном изъятии документов. Уточните, как будет формироваться их стоимость (например, что будет единицей учета; если это носитель информации, то сформулируйте, что под ним понимается).
  • Зафиксируйте условия расторжения договора.
  • Установите четкие сроки возврата документов.
  • Имейте в виду, что архивная компания может ограничить количество коробов, выдаваемых за день (обычно 50 штук). В таком случае возврат большого архива объемом 18 тысяч коробов может затянуться на 1 год. Оговорите эти лимиты.

Некоторые примеры условий договора хранения

ИЗЪЯТИЕ БЕЗ САНКЦИЙ
Заказчик имеет право безвозвратно изъять все свои Документы или их часть. Любое изъятие Документов Заказчиком считается временным, если в момент изъятия не указано в письменной форме, что такое изъятие является безвозвратным. Безвозвратное изъятие документов осуществляется без штрафных санкций и переупаковки коробов и дел.

ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ (ЗАКАЗЧИКОМ)
Заказчик имеет право досрочно прекратить действие настоящего договора, уведомив об этом Исполнителя не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней в письменной форме с указанием даты изъятия принадлежащих ему Документов. Под датой изъятия понимается дата, не позднее которой из помещения Исполнителя Заказчиком будут изъяты все принадлежащие ему Документы.

ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА (ПО ИНИЦИАТИВЕ АРХИВНОЙ КОМПАНИИ)
Исполнитель имеет право досрочно прекратить действие настоящего договора, уведомив об этом Заказчика не менее чем за 60 (Шестьдесят) календарных дней в письменной форме. В течение 60 (Шестидесяти) календарных дней с даты вручения Заказчику соответствующего Уведомления Заказчик обязан безвозвратно изъять принадлежащие ему Документы с территории Исполнителя.

ПЛАТНОЕ ИЗЪЯТИЕ

  • Плата только за изъятие. Поклажедатель имеет право безвозвратно востребовать все носители информации поклажедателя или их часть их хранилища, при этом поклажедатель должен будет внести плату за услугу по безвозвратному изъятию таких носителей, указанные в Приложении 1.
  • Плата за короба. Заказчик должен оплатить стоимость короба в размере 65,00 рублей за 1 архивный короб в случае повреждения короба, исключающее его дальнейшее использование, безвозвратного изъятия короба до окончания срока договора или безвозвратного изъятия короба по окончании срока договора.
  • Плата за изъятие и обработку документов. Любое изъятие документов Заказчиком считается временным, если в заказе на изъятие не указано, что такое изъятие является безвозвратным. Заказчик может безвозвратно востребовать все документы или их часть из архива, при этом Заказчик должен будет внести Плату за услугу по безвозвратному изъятию документов, а также плату за обработку документов при постоянном изъятии, указанные в Приложении 1. При этом Заказчик осведомлен и согласен с тем, что плата за указанные услуги является расходами Исполнителя и подлежит возмещению в полном объеме.
Смотрите еще:  Как получить паспорт в щелково

ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ (ЗАКАЗЧИКОМ)
Поклажедатель вправе досрочно расторгнуть настоящий Договор и/или безвозвратно изъять все либо часть носителей информации из хранилища до окончания Срока, уведомив при этом Хранителя за 90 (девяносто) календарных дней до даты предполагаемого расторжения. При этом Поклажедатель должен будет выплатить Хранителю Плату за услуги хранения таких изымаемых носителей информации до конца срока действия Договора, а также оплатить все оказанные сопутствующие услуги.

ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА (ПО ЛЮБОЙ ПРИЧИНЕ)
При прекращении Договора по любому основанию оплата услуг по поиску Документов и их безвозвратному изъятию производится Заказчиком в форме предоплаты. При этом возврат Документов Заказчику, являясь в силу статьи 328 Гражданского кодекса РФ встречным исполнением, обусловленным исполнением Заказчиком обязательств по оплате услуг, не производится до выполнения Заказчиком его обязательств по оплате услуг по поиску Документов Клиента и их безвозвратному изъятию.

УДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Хранитель в силу статьи 359 Гражданского кодекса РФ вправе в случае неисполнения Заказчиком в срок обязательства по оплате услуг удерживать документы Заказчика до тех пор, пока соответствующее обязательство по оплате не будет исполнено.

Примерная форма договора на хранение документов между архивом и организацией (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Договор на хранение документов между архивом и организацией

[ место заключения договора ]

[ число, месяц, год ]

[ Полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемый в дальнейшем «Исполнитель», «Архив» с одной стороны и [ полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. В соответствии с условиями настоящего договора Заказчик передает на хранение Архиву документы, а Архив на возмездной основе принимает и обеспечивает их сохранность.

1.2. Архив предоставляет Заказчику следующие услуги:

— прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;

— проведение комплекса работ по упорядочению документов, составлению описей, переплету и постраничной нумерации документов, оформлению обложек;

— отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

— изготовление копий документов по запросу Заказчика;

— выдача Заказчику дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале Архива;

— оказание консультативно-методической помощи в совершенствовании организации работы с документами;

1.3. Настоящий договор заключается сроком на [ значение ] лет.

2. Порядок передачи документов

2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется в соответствии со сдаточной описью, согласованной Сторонами.

2.2. Прием-передача документов на хранение оформляется Актом приема-передачи (Приложение N 1), который подписывается обеими Сторонами.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо документов, числящихся в передаточной описи, то их номера оговариваются в Акте приема-передачи документов с изложением причин их отсутствия.

2.3. При передаче документов проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера документов и листов.

2.4. В случае, если передаваемые документы заражены грибком или плесенью, Архив имеет право не принимать такие документы на хранение без проведения соответствующей обработки за счет Заказчика.

2.5. Принятые Архивом на хранение документы немедленно обрабатываются и описываются в соответствии с действующими правилами и нормами работы архивов.

2.6. Передача документов в Архив осуществляется силами и за счет средств Заказчика.

3. Стоимость услуг и порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по настоящему договору составляет [ сумма цифрами и прописью ] рублей в месяц.

3.2. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за отчетным.

3.3. Дополнительные услуги оплачиваются Заказчиком отдельно в соответствии с прейскурантом цен Исполнителя.

3.4. Оплата Заказчиком услуг производится путем [ указать способ оплаты ].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Оказать Заказчику услуги в полном объеме и надлежащего качества в соответствии с настоящим договором.

4.1.2. В процессе хранения документов Заказчика соблюдать охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы.

4.1.3. Выдавать по запросу Заказчика документы, переданные на хранение.

4.1.4. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений о составе, объеме, содержании передаваемых на хранение документов.

4.1.5. Извещать Заказчика обо всех обстоятельствах, способных привести к порче или утрате передаваемых на хранение документов.

4.2. Исполнитель имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать необходимую информацию у Заказчика.

4.2.2. Требовать своевременной оплаты оказанных услуг в соответствии с условиями настоящего договора.

4.2.3. Требовать оплаты штрафных санкций.

4.2.4. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору при условии полного возмещения Заказчику убытков.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Производить оплату оказанных услуг в установленные настоящим договором сроки.

4.3.2. Создать необходимые условия для обеспечения полного и своевременного оказания Исполнителем услуг.

4.4. Заказчик имеет право:

4.4.1. Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.

4.4.2.Отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

5. Ответственность сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим гражданским законодательством.

5.2. В случае просрочки оплаты стоимости услуг Заказчик выплачивает Исполнителю пени в размере [ значение ] % от суммы долга за каждый день просрочки.

5.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если они докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера.

6. Порядок разрешения споров

6.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие в период действия настоящего договора, разрешаются Сторонами путем переговоров.

6.2. В случае невозможности урегулирования споров и разногласий путем переговоров спор подлежит разрешению [ наименование арбитражного суда ] в соответствии с законодательством РФ.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения Сторонами своих обязательств по настоящему договору.

7.2. Все изменения или дополнения к настоящему договору действительны, если они подписаны уполномоченными лицами обеих Сторон.

7.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, подлежит применению гражданское законодательство Российской Федерации.

7.5. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми договор связывает гражданско-правовые последствия для Сторон настоящего договора, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [ вписать нужное — почтовой, факсимильной, электронной связи ].

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

7.6. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой из Сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7.7. Неотъемлемой частью настоящего договора является:

— Приложение N 1 — Акт приема-передачи документов.

Похожие статьи:

  • Трудовой кодекс порядок оплаты Статья 146. Оплата труда в особых условиях СТ 146 ТК РФ. Оплата труда работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, производится в повышенном размере. В […]
  • Черепно мозговая тяжкий вред здоровью Тяжкий вред здоровью Здравствуйте! Муж получил черепно-мозговую травму от удара битой.В результате: трещина лобной части головы, он в сознании.Виновный найден.Подскажите пожалуйста, какое […]
  • Договор продажи катера Договор продажи катера Пример гражданского договора купли продажи, который можно использовать для оформления сделок с лодками и моторами. Гражданский договор не требует нотариального […]
  • Медицинская экспертиза в новгороде ГОБУЗ «Новгородское областное бюро судебно-медицинской экспертизы» Адрес: 173024, Новгородская область, г. Великий Новгород, пр. А. Корсунова, д. 34, корп.3 Телефон: +7 (8162) 654116 Факс: […]
  • Заявление о гос регистрации физ лица в качестве ип образец заполнения Заявление на регистрацию ИП по форме Р21001 Прежде, чем приступить к заполнению заявления на регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, положите перед собой […]
  • Образец заявления пособие уходу до полутора лет Как грамотно написать заявление на пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет — правильные образцы для скачивания Лицо, осуществляющее уход за родившимся ребенком до момента исполнения тому 3 […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.