Делопроизводство приказ об итогах работы с документами

Приказы по основной деятельности

Главная > Реферат >Промышленность, производство

ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ. 5

1.1 Приказ как распорядительный документ : понятие, виды,

1.2. Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации. 7

Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов. 9

ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ 15

2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности. 15

2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности. 17

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и ) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами». 1 От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные

подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).

Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу , соответствие действующему законодательству , правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2

Тема данной курсовой работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.

Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как

Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.

Цели издания приказов по основной деятельности.

Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.

При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.

Приказ как распорядительный документ : понятие, виды, назначение.

Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу — руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), — это приказ.

Приказ — правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Оформлению приказами подлежат:

Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

Законы Российской Федерации;

Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия делятся на две основные группы :

по основной деятельности;

по личному составу

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

по организации работы предприятия;

другим производственным вопросам, например:

о распределении служебных помещений;

о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

о нарушении правил транспортировки грузов;

о создании рабочей группы по проекту;

о премировании сотрудников коммерческого отдела;

о мерах по улучшению пожарной безопасности.

1.2 . Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации.

В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

— организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

— организация работы с документами: получение — передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

Остановимся далее на некоторых нормативных актах, имеющих для оформления приказов и других распорядительных документов первостепенное значение.

Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

сокращение количества документов.

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

совершенствование работы аппарата управления.

Оформление приказа

  • Носарева Наталия | эксперт в сфере ДОУ и архивного дела

Предлагаем вашему вниманию классическую статью про оформление приказов (состав реквизитов, их назначение, размещение, отображение), которую автор снабдил отдельными рекомендациями практика и множеством примеров. Особое внимание уделено формулированию текста приказа.

У правленческое действие / воздействие обычно начинается с издания некого распорядительного документа, получившего еще в древние времена наименование «приказ». Приказ – это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

Приказ – стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.

Смотрите еще:  Лицензия росгосстрах вернули

Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:

  • оформления бланков приказов,
  • оформления текста приказа,
  • подписания приказа,
  • рассылки приказа исполнителям,
  • организации контроля исполнения приказа,
  • организации хранения приказов в текущем делопроизводстве,
  • подготовки приказов к архивному хранению.

Деление приказов на различные группы

Сегодня приказы принято делить на две группы:

  • приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
  • приказы по личному составу.

Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:

  • приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается служба ДОУ 1 , а
  • приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.

Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов – по основным вопросам деятельности.

Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:

  • определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
  • распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
  • с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
  • с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
  • с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника – приказ о проведении инвентаризации).

Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только примеры, характерные для любой организации 2 . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.

Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых – облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.

Требования к оформлению бланков приказов

Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.

А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19

Продольный бланк приказа (с нумерацией реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003)

Угловой бланк приказа с центрированным расположением реквизитов и их нумерацией

Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов – это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля.

Примеры 1 и 2 отличаются не только размещением реквизитов, но и их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Кстати, если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков да еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все – придется выбрать что-то одно. Специальные уголки (скобки) для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны (есть только в Примере 2), вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.

Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (реквизит 4), ОГРН (5), ИНН/КПП (6), справочные данные об организации (9). Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.

Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т.е. о чистом листе бумаги формата А4, на котором аккуратно, без ошибок и опечаток, напечатаны сведения, одинаковые для всех приказов данной организации, а также нанесены отметки для дальнейшего проставления некоторых переменных реквизитов 3 .

Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «Создание защищенных форм документов в MS Word» на стр. 84 журнала № 11’ 2012

Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.

При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 (адресат) также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 (гриф утверждения документа). А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Герб, эмблема или товарный знак

В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня (например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т.д.). Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям.

Смотрите еще:  Гражданский кодекс акционерное общество 2019

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа (например, в вашем распоряжении только пишущая машинка), а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

Наименование организации

Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы – ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками.

Для части приказов установлен предельный срок хранения – постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА.

Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием (см. Пример 1).

При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно (см. тот же Пример 1).

Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят.

Наименование вида документа

В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.

Дата и регистрационный номер

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание – это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.

Допускается несколько способов оформления даты:

  • арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012 или
  • словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.

Место составления или издания документа

Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.

Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.». А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее. удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!

Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.

Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:

  • О создании аттестационной комиссии;
  • О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
  • Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, – на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.

Констатирующая часть текста приказа

Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.

Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

Нумерация поручений распорядительной части приказа

В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения – 12 декабря 2012 года.

2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения – 21 января 2013 года.

Смотрите еще:  Приказ 383 п

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения – », как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:

  • с какой даты отсчитываем срок – с даты подписания приказа или со следующего дня?
  • считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.

Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом – с помощью клавиши «пробел».

Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.

Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно. легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).

Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы

Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».

Обращу ваше внимание еще на одну проблему – это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».

Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012

Если к приказу прилагается какой-либо документ, то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!

На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.

Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа

1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).

2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).

3. Считать Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе принятия управленческих решений, утвержденный приказом Председателя Правления банка от 12.03.2010 № 33/44, утратившим силу.

На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ

На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа

Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение – УТВЕРЖДЕНО, Порядок – УТВЕРЖДЕН, а Инструкция – УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.

Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.

Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.

Приказ по основной деятельности

Служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления) на конкретном предприятии может именоваться по-разному: Управление делами, секретариат, канцелярия и т.п., вплоть до личности отдельного секретаря в малой организации. Вернуться назад

Это типовые приказы, поэтому они нашли отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад

Известны случаи, когда на специальную мелованную бумагу наносили только изображение эмблемы организации, а затем с помощью принтера печатали необходимый в конкретной ситуации бланк или документ в целом. Вернуться назад

Похожие статьи:

  • Требования к оформлению паспорта объекта Проект Приказа Министерства культуры РФ "Об утверждении порядка оформления и выдачи паспорта объекта культурного наследия (памятника истории и культуры) народов Российской Федерации" […]
  • Приказ минтранса от 11022010 Приказ Минтранса РФ от 11.02.2010 N 34 Об утверждении Порядка разработки планов обеспечения транспортной безопасности объектов транспортной инфраструктуры и транспортных […]
  • Какие льготы у инвалидов при поступлении Льготы инвалидам при поступлении в магистратуру Здравствуйте,я инвалид II группы,имею ли я хоть какие нибудь льготы, при поступлении в магистратуру? Ответы юристов (2) Да. 1. […]
  • Бюджетное правонарушение состав Объектом бюджетного правонарушения (то есть то, на что оно посягает) является установленный правопорядок в сфере бюджетной деятельности. Субъективная сторона бюджетного правонарушения – […]
  • Строительство следственного комитета Приказ Следственного комитета РФ от 10 июля 2018 г. N 72 “Об утверждении Порядка принятия в Следственном комитете Российской Федерации решений о предоставлении единовременной социальной […]
  • Отчетность 3719 у Автозаполнение отчетности НФО (новые возможности «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» ред. 3.0) В соответствии с порядком, изложенным в Указании Банка России от 09.07.2015 № 3719-У, некредитные […]
Перспектива. 2019. Все права защищены.